בעסקים אנחנו נכנסים ויוצאים מפגישות, שבמהלכם אנחנו מקבלים החלטות רבות. בסוף הפגישה, הפגישה דקות ללכוד החלטות על מנת להבטיח כי כל המשתתפים לנקוט פעולה נוספת. מפגש דקות לכסות את כל היבט של הפגישה, מרשימת המשתתפים וסדר היום לפעולות לקחת החלטות לעשות עבור פגישות נוספות. שימוש בשלבים ספציפיים כדי לקבוע דקות פגישה יבטיח הצוות שלך, עמיתים ומנהלים לדעת את הנושאים לדיון וציפיות לפעולה נוספת.
השתמש באג'נדה הפגישה כקו מנחה לכתוב דקות הפגישה שלך. סדר היום של הפגישה הוא הנחיה של הפגישה. זה מעדכן את המשתתפים וזה מאפשר להם לדעת את המטרות, את תפקידם בהשגת אותם ומה פריטים ספציפיים מוקצים להם. מאחר והפגישה מבוססת על סדר יום, סדר היום הופך להיות המדריך לכתיבת הפרוטוקולים.
תאר בקצרה את תפקידי הנוכחים בפגישה או את הפרויקטים לדיון. להסביר כל תפקיד של משתתף לעזור שאינם המשתתפים יודע מי השתתף לאיזה מחלקה ועל איזו מטרה ספציפית. התוויית תפקידי המשתתפים מבטיחה לכל אדם להשתתף בפגישה בכוונה. תפקידי הנוכחים חשובים למפגש הפגישה ולמשתתפים, כך שישיבות הדיונים ימשיכו להתקדם מבלי להיתקל בנושאים שנדונו קודם לכן.
הדגש את מטרות הפגישה על ידי ציון בבירור אותם. לדוגמה: לקבל החלטות, לאסוף רעיונות או לעדכן את הצוות על התקדמות. יעדי הרישום מסייעים לקוראי הדקות להבין בבירור את מטרת הפגישה. המטרה או חלק היעדים הוא מה מנהלים בכירים רבים לקרוא; אם הם לא צריכים להיות מעורבים במטרות, אין צורך בקריאה נוספת. אם למנהל אינטרס מסוים במטרות, הוא רשאי לבחור להשתתף בפגישה הבאה.
כתוב את ההחלטות שהתקבלו בפגישה. שים לב לכל ההחלטות שהתקבלו ונדונו כדי לקבוע את סדר היום של הפגישה הבאה. כתיבת ההחלטות מאפשרת למשתתפים ולא למבקרים לסקור אם יש צורך בפעולות מעקב, מהם הם יכולים להכין. ההחלטות המודגשות בפגישה יבוצעו, אלא אם כן נדרש דיון נוסף בפגישה אחרת, שתהיה החלטה בפני עצמה. לכידה ושיתוף ההחלטות שהתקבלו בפגישה הן קריטיות לדקות מדויקות ויעילות.
כתוב את "השלב הבא" עם שם פרטי של אדם לידם. צעדים אלה מאפשרים למנחה הפגישה להתכונן לפגישה הבאה, כמו גם עבור המשתתפים שאינם המשתתפים להיות מודעים מה הם אחראים שלאחר הפגישה. זה מבטיח כי אנשים להתכונן לפגישה הבאה, או על ידי השלמת המשימות שלהם או האצלת אותם למישהו אחר שיכול להשלים אותם להשתתף בפגישה הבאה.
שלח טיוטה של דקות הפגישה למשתתפים. הטיוטה תאפשר למשתתפים לערוך את הפרוטוקולים על ידי עדכון הערות, השלבים הבאים והחלטות. טיוטת ביקורת מבטיחה שכל המידע נלכד כהלכה ושהאנשים מנהלים משימות שהוקצו להם או למחלקה. במסגרת טיוטת תהליך הסקירה, יש לספק תאריך יעד לכל המשתתפים על הערות. אם לא מתקבלות עריכות, הדקות נחשבות להתקבל על ידי כל הצדדים.
שלח את דקות הפגישה. לאחר כל המשוב נאסף, לשלוח את הפגישה דקות לכל האנשים שהוזמנו לפגישה. העתק עובדים אחרים או משתתפים שצריכים לקבל מידע. הדקות ישלחו תוך 24 שעות מתום הפגישה או 12 שעות לפני הפגישה הבאה, לפי המוקדם מביניהן.
טיפים
-
לא כל המידע צריך להיות שנתפסו בפגישה דקות, מדגיש מספיק. פגישה דקות הם יעילים כאשר הם לסכם את הפגישה עם החלטות ואחריות. אם אתה מקדם את הפגישה, לשאול מישהו לרשום הערות עבור הצוות.
