איך לכתוב הצעה מחלקית

הצעה מחלקית משמשת בדרך כלל להשגת משאבים לתוכנית חדשה או מורחבת, שירות חדש או דרך אחרת לביצוע עסקים שוטפים הדורשים אישור להוצאת הקצאת התקציב של המחלקה. זה צריך להיות קצר מספיק כדי לכבד את הזמן של מקבלי ההחלטות, אבל מקיף מספיק כדי לקבל אישור. הצעה עשויה להיות תגובה לבקשה להצעה (RFP), או שהיא עשויה להיות בלתי רצויה.

הכנת הצעה

תעשה את המחקר שלך. קרא את RFP או את ההצעה מדריך מחלקה ביסודיות. לדעת מה הם מבקשים (פורמט, אורך, מספר סעיפים). בצע את ההוראות בדיוק; אל תאלתר.

לדעת מי אתה מציג את ההצעה: מנכ"ל, מועצת המנהלים או מנהל מחלקה. יהיה עליך להציג את ההצעה לנקודת המבט שלהם. המנכ"ל יצטרך השקפה אסטרטגית יותר, ואילו המנהל ידרוש פירוט פרוצדורלי יותר. מועצת המנהלים תכלול את שניהם, ולכן שתי המטרות צריך להיות מתועד היטב.

קרא את התוכנית האסטרטגית מחלקתי, או שווה ערך. יהיה עליך להראות כיצד ההצעה שלך ממלאת מטרה אסטרטגית, או תוצאה מרכזית. קרא את כל המסמכים הרלוונטיים מחלקתיים אחרים, במיוחד אלה המתייחסים לאזור שבו אתה עובד.

פיתוח הצעה

התחל עם ההיסטוריה של הבעיה תוכלו לפתור, או שירות תוכל לדקלם. תאר את הצורך או לספק ניתוח צרכים. הצג את ההבנה שלך של מבנה מחלקתי ואיפה הצעה זו תתאים.

זהה את היתרונות של ההצעה שלך - כמותית אם אפשר. הדגש את נקודות החוזק והזדמנויות כמותיות, ולהראות פתרונות חולשות ואיומים. תאר אפשרויות וחלופות אפשריות במונחים של עלויות ויתרונות יחסיים. לעשות ניתוח סיכונים; לכלול שיקולים משפטיים ולזהות פתרונות לסיכונים מזוהים. ציין את האפשרות המועדפת עליך, והצג את הסיבה.

זהה את המשאבים האנושיים והחומריים שיידרשו עבור האופציה המומלצת, הן מבחינת מספר והן בעלות. ודא שכל הטענות שלך מדויקות ויש לך את המשאבים כדי לספק את התוצאות שאתה מבטיח.

ברור המדינה את מסגרת הזמן של העבודה. כלול מבנה בסיסי של התפלגות עבודה או תרשים Gantt, שהם גם כלי ניהול פרויקטים. אם אתה לא מכיר אותם, ואז למצוא עמית שהוא. הקפד לכלול את השמות של כל עמיתים המספקים סיוע משמעותי, או בעל פה או בהצעה.

לפני הגשת ההצעה, להניח אותו בצד במשך 24 שעות. לקרוא את זה ביסודיות, לזהות כל חולשות; להדק את הדקדוק. שאל מישהו שאתה בוטח להגיה, וכתוב מחדש אם יש צורך.

צור תקציר מנהלים. בעמוד אחד או פחות, ציין את החלקים החשובים של ההצעה. שים את זה בתור הדף הראשון. הדף השני צריך להיות אינדקס מדויק או תוכן עניינים.

טיפים

• אם אתה צריך להציג באופן אישי, לתרגל את המצגת שלך מול המראה, או להציג את עמית כמו לרוץ יבש.

  לעולם אל תבטיח את מה שאתה לא יכול לספק או לטעון כי הם מופרכת או לא נכון.