תיעוד התהליך הוא הקלטת תהליכים שהחברה מבצעת על בסיס קבוע. בדרך כלל נוצר כדי להכשיר עובדים, תיעוד התהליך והדרכה יכול לפעמים לקחת זמן רחוק פעילויות אחרות. עם זאת, תיקון בעיות שנגרמו על ידי עובדים שלא קיבלו הכשרה נאותה או שלא הבינו את הדרך הנכונה לבצע תהליך יכול גם לקחת פסק זמן של יום.
שילוב
ארגונים מורכבים מסדרה של תהליכים משולבים יחד כדי להשיג מטרה כוללת. תיעוד התהליך כרוך בהקלטה של תהליכים שונים אלה, כך שארגונים יכולים להבין כיצד הם פועלים וגם לתכנן אסטרטגיות לשיפורם.
בהירות
תהליכים חייבים להיות מתועדים בצורה ברורה ומשכנעת כי תהליכים אלה יכולים גם לעזור לבטא שינויים הנדרשים בדרכים שבהן העובדים לבצע אותם. ניהול יכול לפעמים לפתח תיעוד התהליך לתוך הדרכה מדריכים כדי להכשיר עובדים חדשים.
ניתנת לפעולה
תיעוד התהליך חייב להיות פעיל, כך אנשים שמעולם לא ביצעו את התהליכים האלה לפני יכול לעשות אותם. הסיבה לכך שמוצרים מסוימים זהים בכל רשת חנויות, משום שתהליך היצירה של אותם מוצרים - כוס קפה, למשל - מתועד בבירור באופן שמאפשר לאחרים ליצור כפילויות של המוצר. תיעוד התהליך חייב להיות מעשי כדי לסייע למנהלים בהכשרת עובדים.
סיבה ותוצאה
תיעוד התהליך צריך להיות כתוב כדי להגדיר בבירור את אופי סיבה ותוצאה של תהליכים. תהליכים חייבים להיות מתועדים בבידוד, כמו גם מתועד להסביר כיצד תהליכים שונים מתייחסים זה לזה. לדוגמה, ארגון עשוי לרצות להבין כיצד תהליך הפגישה שלו משפיע על פתיחות הדיון של החברה.
מחדל
אלה יצירת תיעוד התהליך חייב להיות גם מודע למה להשליך בתיעוד התהליך. לדוגמה, כמה תהליכים הם כל כך פשוט הם לא צריכים להיות מתוארים. תהליכים אחרים לא בהכרח צריך להיעשות כראוי בכל פעם.
תהליך והדרכה
לעתים קרובות מנהלים יכולים לשלב תיעוד התהליך והכשרה. תיעוד התהליך יכול לחסוך זמן עבור עובדים שיכולים לעשות משימות אחרות במקום להשתמש זמן עוברים הכשרה. עם זאת, תיעוד התהליך לא תמיד להסביר מידע ברור מספיק לעובדים. לעתים קרובות זה חייב להיות משולב עם הידיים על אימון כדי להבטיח כי המידע הוא הבין בבירור על ידי עובד חדש.
