ארגונים רווחיים מסתמכים על דפוסי תקשורת רשמיים ולא רשמיים. ערוצי תקשורת רשמיים מספקים מבנה לתוצאות פרודוקטיביות. אינטראקציות בלתי פורמליות מאפשרות לבנות יחסים אותנטיים ושיטות אלטרנטיביות ליצירת משמעות בארגון. שניהם משלימים אחד את השני יכול לחזק את החברה כאשר מיושם באופן יעיל. כל אחד יכול להיות מתוכנן, אבל התקשורת פורמלי הוא בדרך כלל ספונטני.
מטרת תקשורת פורמלית
תקשורת עסקית פורמלית היא חילופי מידע אסטרטגיים התומכים בסדר יום ברור. מידע זה נחשב באופן מסורתי כשיטת תקשורת פנים-ארגונית, אך יכול לכלול אינטראקציות מובנות עם אנשים וגופים מחוץ לארגון.
תקשורת רשמית יכולה גם לעורר אינטראקציות לא רשמיות.לדוגמה, קצין ראשי עשוי לתזמן פגישה סיור או העירייה שבו זרימה חופשית של הערות על נושאים של דיון מעודדים. עם זאת, אלה יכולים להוביל אינטראקציות אישיות, סיפורים ורעיונות שלא היו על סדר היום המקורי.
סוגי תקשורת רשמית
ארגונים יכולים לתקשר עם הצוות הפנימי שלהם באמצעות תקשורת בכתב או בעל פה. מנהלים רשאים להשתמש בכלים רשמיים בכתב כגון הודעות דוא"ל, רשומות בלוג, חומרי הדרכה מכוונים או עלונים. מצגות דיבור, מפגשים וכנסים מתוזמנים הם דוגמאות לאינטראקציות מילוליות כאסטרטגיית תקשורת פורמלית. תקשורת פורמלית יכולה לכלול גם מיקום אסטרטגי של שילוט משרדי, ביקורות עובדים ושיתוף פעולה עם ארגונים ללא כוונת רווח. חדשות תקצירים ומופעים ההנהלה הן גם דרכים יצירתיות כדי לשפר את היחסים העסקיים באמצעות תקשורת רשמית.
מטרת תקשורת בלתי רשמית
אינטראקציות ספונטניות מעוררות "גפן" של מידע המשותף באמצעות רשתות תקשורת לא רשמיות. תקשורת עסקית לא רשמית צריכה להשלים רשתות רשמיות. יחסים אותנטיים ורווחיים הם מתמצקים באמצעות שיטה זו. לפעמים, האווירה הבלתי רשמית יכולה לגרום להפצה מזדמנת ורשלנית של מידע. מסיבה זו, כל אנשי הצוות צריכים להיות זהירים במיוחד לגבי שיתוף מידע רגיש תוך תקשורת באופן לא רשמי. אף על פי שהתקשורת הכתובה יכולה להיות גם לא רשמית, זה צריך להיות מתאים כדי למנוע בעיות משפטיות ואתיות.
סוגי תקשורת בלתי רשמית
תקשורת מילולית בלתי רשמית יכולה להתרחש במהלך הפסקות צהריים, אינטראקציות במסדרון ושיחות טלפון. אנשי תקשורת עסקיים יצירתיים עשויים לכלול במכוון פתקים בכתב יד, הודעות טקסט והזכיות יום השנה וכרטיסי יום הולדת כדי לבנות יחסי קרבה עם עמיתיהם לעבודה.
דינמיקה של תקשורת תאגידית
מידע ניתן להעביר מניהול לעובד, או להיפך. חברות שנוסדו בראש ובראשונה ברשתות פורמליות נוטות לסטות מן הכללים והפרוטוקולים. מאידך גיסא, תרבויות ארגוניות בלתי רשמיות מעודדות ספונטניות ורשתות מזדמנות. ללא קשר לתרבות החברה, ארגונים לגדול באמצעות איזון אסטרטגי של רשתות פורמלי ובלתי פורמלי. ארגונים נהנים מהקמת רשת תקשורת פתוחה הכוללת משוב מעובדים ומנהלים כאחד.
