כל העסקאות הפיננסיות עבור כל ארגון נשלחות בסופו של דבר לספר החשבונות הראשי בדרך זו או אחרת. כאשר תוכנית מחשב משמשת לחשבונאות, רוב הנתונים הפיננסיים מתפרסמים בחשבונות של חשבונות חשבונות משנה או חשבונות חייבים - אשר מעלים אוטומטית את ספר החשבונות הראשי. עם זאת, כמה רשומות חייב להיות רשום ישירות את ספר החשבונות הראשי. עסקאות שנרשמות לעיתים קרובות ישירות לספר החשבונות הראשי הן הוצאות הון, צבירת ריבית, צבירת פחת, התאמות שיבוטלו בתקופה החשבונאית הבאה וכן התאמות אחרות בחשבון שלא ניתן לבצע באמצעות ספר משנה. בעת פרסום ספר החשבונות הראשי, יש להקפיד על כך, שכן תיקון טעויות עם מספר רב של רשומות ספריות כלליות גורם לרשומות חשבונאיות מלוכלכות. חוץ מזה, ההתייחסות לספר החשבונות הראשי אינה מסובכת.
להרכיב את כל המסמכים הקשורים לרשומות אתה צריך לכתוב את הספר הראשי. אלה עשויים לכלול הסכמי רכישה, הסכמי חכירה או הלוואה, לוחות זמנים לפחת ולוחות פחת.
הכן גיליון אלקטרוני במחשב או על נייר, המפרט כל רישום ספר ראשי שיש לפרסם. כלול תיאור מלא של רישום ספר החשבונות הראשי, את החשבון המדויק לחיוב ואת הסכום, ולאחר מכן את החשבון המקביל כדי לזכות את הסכום. שמור את סכומי החיוב שלך בעמודה משמאל וקבל זיכויים בעמודה שמימין.
סך החיובים והזיכויים עבור כל רשומות החשבונות הכלליים שלך, וודא שסכומי החיוב והזיכוי שלך זהים. אם הכנת את הגיליון האלקטרוני במחשב, הדפס אותו לעיון בעת הזנת הנתונים לתוך מודול החשבונות הראשי שלך.
גישה מודול ספר החשבונות הכללי שלך בתוכנית החשבונאות שלך במחשב. ודא שהתאריך של ספר החשבונות הראשי שלך מוגדר לתקופה שבה ברצונך לפרסם את הערכים שלך. זה חשוב כי ערכים נרשמות לעתים קרובות את ספר החשבונות הראשי לאחר סוף התקופה חלף. לדוגמה, בעוד החודש הנוכחי עשוי להיות למעשה בחודש פברואר, ייתכן שאתה שולח רשומות ספר החשבונות הראשי עבור ינואר, אז במקרה זה, ודא תאריך הפקדה הכללית שלך מוגדר ינואר.
מפתח את ערכי החשבונות הכלליים שלך לתוך מודול ספר החשבונות הראשי שלך בהתאם לתוכנת הנהלת חשבונות שלך.
הדפס דוח של רשומות ספר החשבונות הראשי שטרם פורסמו. הגהה את ערכי החשבונות הכלליים שלך, בודקת את הגיליון האלקטרוני שלך (והוספת קלטות מחשב, במידת הצורך) שכבר הכנת. בצע את כל התיקונים הדרושים לרשימות ספר החשבונות הראשי שלך. אל תפרסם עדיין את הספר הראשי.
צור גיבוי במחשב של נתוני ספר החשבונות הראשי שלך. תייג את נתוני הגיבוי הכללי שלך באופן ברור ולאחסן אותו במקום בטוח.
פרסם את ערכי החשבונות הכלליים שלך על פי תוכנת הנהלת חשבונות שלך. הדפס תיעוד מלא של הרשומות שפרסמת בספר החשבונות הראשי שלך. אחסן את אלה קבצים מתאימים או ספר החשבונות כחלק רשומות חשבונאיות קבוע שלך.
טיפים
-
תמיד תיעד ביסודיות את כל הרשומות שאתה שולח לספר החשבונות הראשי, מכיוון שלעולם אינך יכול להיות בטוח שתהיה זמין כדי להסביר את ערכי החשבונות הכלליים שלך מאוחר יותר. שמור את התיעוד שלך בצורה מאובטחת כחלק מהרשומות החשבונאיות הקבועות שלך. אם אתה לא משתמש במחשב, אבל במקום לעשות את החשבונאות שלך על נייר בלבד, באופן ידני להקליט או לכתוב את ערכי ספר החשבונות הכללי דווקא בספרים שלך בפורמט חשבונאות מקובל, כדי לוודא לעדכן את היתרות של כל החשבונות המושפעים. תמיד לתעד את ערכי ספר החשבונות הכללי שלך ביסודיות, ולאחסן רשומות חשבונאיות שלך במיקום מאובטח מאוד.
