תיעוד התהליך מתאר בבירור את המשימות הקריטיות המתרחשות בחברה. הם מבטל בלבול בקרב העובדים לשים את כל חברי החברה על אותו דף. מסמך תהליך מגדיר מה התהליכים הנוכחיים בחברה. על ידי זיהוי שיטות עבודה שוטפות, אתה לעיתים קרובות לחשוף את הפגמים במערכת הנוכחית ולראות מקום לשיפור. תיעוד התהליך גם מאפשר לחברה להתאים מהר יותר לצרכים העסקיים המשתנים. ברור המתאר את הפונקציות הנוכחיות של החברה שלך טוב יותר לאפשר לחברה להתקדם.
קבע את היקף המסמך. ניתן לתעד כל תהליך בתוך חברה או בחברות גדולות יותר, להתמקד על קבוצה אחת של תהליכים. לדוגמה, תאגיד גדול אולי ירצה להתחיל רק עם הפונקציות החשבונאיות שלהם, במקום לתעד את כל פעולות הארגון.
טיוטה של דף אחד, ייצוג חזותי של התהליכים. לכלול מטריצה הישימות, מתאר של מי אחראי על כל משימה או תרשים זרימה תהליך. תרשים זרימת תהליך הוא ייצוג ברמה גבוהה של השלבים השונים כדי להשלים תהליך וכיצד השלבים זורמים דרך הארגון. לדוגמה, השלבים השונים לתשלום חשבונית יכולים להיות מתוארים עם תרשים זרימת תהליך.
הסבר את השפעת התהליך על מוצרים ושירותים. פרט את ההשפעות של פעולות רגילות ואת ההשפעות כישלון בתהליך יגרום. לדוגמה, אם חשבוניות יאבדו ולא יקבלו תשלום, הספק יסרב לשלוח את ההזמנה הבאה.
הגדר את התפקידים בתוך התהליך. לזהות את התפקידים על ידי פונקציית העבודה שלהם ולא על ידי הפרט. לדוגמה, חשבונות לפקידים לפקודת החשבוניות ולהזין אותם למערכת לתשלום. הבקר מאשר את החשבוניות ומסמיך את התשלום.
מתאר את כל מערכות המחשוב והתוכנה המשמשות בתהליך. ברור להגדיר כל מערכת, המטרה שלה ואת הפונקציונליות שלה.
לתעד את התהליך מתחילתו ועד סופו. השתמש בתרשים זרימת התהליך כמדריך לטיוטת הטקסט. כלול פרטים רבים ככל האפשר, בהתאם להיקף שבחרת לכלול במסמך. השתמש בשמות של תפקידים כדי להקצות אחריות ולא שמות פרטיים.
כלול סעיף לחריגים. מסמך מה קורה כאשר זרימת התהליך הרגיל לא אחריו. לדוגמה, כאשר מערכות המחשב מושבתות, מערכת חשבונאית המבוססת על נייר נחקקת לעיבוד חשבוניות.
עיין במסמך התהליך עם כל הגורמים המושפעים. ודא שכולם מסכימים על התהליכים.
