"Tribal Knowledge" מוגדר כמידע בלתי-כתוב שהעסק, הצוות, הקבוצה או השבט שלך משתמשים בו כדי להשיג את מטרותיו. הבעיה עם ידע שבטי היא כאשר אתה מאבד את חברי המפתח של השבט, הידע הולך איתם. כאשר אתה מתעד את ההליכים של החברה שלך או תהליך, אתה יכול להגן על הידע הזה במהירות להביא חברים חדשים עד מהירות. הבנת הצורך בתיעוד "ידע שבטי" היא מרכיב חשוב ביצירת מסמכים אלה.
הגדר את המספקים שלך
צור "הצהרת סקופ" על ידי כתיבת הצהרה פשוטה המזהה את כל מה שיש לכלול בפרויקט תיעוד זה. ברור לזהות את התהליך הספציפי שיתועד. המדינה אם תיעוד התהליך משקף כיצד התהליך עובד למעשה היום או מגדיר כיצד התהליך צריך לעבוד בעתיד.
יצירת "בעלות מטריקס" המציג מי הבעלים של התהליך או מי הבעלים של אילו חלקים של התהליך. מטריצה זו יכולה להיות פשוטה כמו תרשים ארגוני או תרשים זרימה תהליך אשר מזהה בבירור את הבעלים ואת פרטי הקשר של הבעלים.
זהה את המוצרים או השירותים הספציפיים המתועדים. זוהי בדרך כלל רשימה הכוללת את כל הפרטים הרלוונטיים, כגון מספר הדגם, מספר החלק ותיאור.
תאר את התפקידים של המעורבים בתהליך. ספק הסבר ברור המבוסס על התפקיד ולא יכולות בודדות. להסביר מה עושה עמדה זו וכיצד היא משתלבת בתהליך. זה יכול להיות מסמך יחיד המפרט את כותרת התפקיד ואת התיאור או תיאור מלא של העבודה עבור כל מיקום מפתח בתהליך מתועד.
מסמך כל שלב של התהליך, מתחילתו ועד סופו, על ידי יצירת תרשים "זרימת תהליך" או תרשים. בדרך כלל מתבצע תרשים זרימה ברמה גבוהה המציג את השלבים העיקריים של התהליך ותזרים זרימה ברמה נמוכה מתעד את שלבי התהליך אשר כפופים לכל אחד מהצעדים העיקריים.
יצירת המתאים "מדיניות ונהלים" תיעוד עבור כל שלב של התהליך. כאשר אתה לחקור את התהליך עם ראיונות ומחקרים, אלה המדיניות והנהלים תצא. שמור הערות מפורטות, אשר ישמש הבסיס ליצירת מסמכים אלה מדיניות ונוהל.
כלול מסמך בתוצרים שלך המספק הסבר על תהליך "ניהול מסמכים" פנימי. מסמך זה צריך להסביר כיצד מסמכי החברה נבדקים ומאושרים, ומופצים ומאוחסנים בארכיון בתוך החברה.
צור את המסמכים
מלאי את המסמכים הקיימים כדי לקבל הבנה ברורה של מה הקיים כרגע. אתה לא צריך להמציא מחדש את הגלגל על ידי יצירת מסמכים חדשים, אם אותו מידע מכוסה מסמכים קיימים. לזהות אילו מסמכים אלה שמיש וניתן לבנות על, ואילו מסמכים מיושנים. עם מלאי שלם של מסמכים קיימים, אתה יודע מה המסמכים חסרים יש ליצור. יצירת רשימה כוללת של מסמכים המציגים את הסטטוס של כל מסמך קיים, מיושן או חדש. האם זה "מלאי" ביד לפני הפגישה הראשונה שלך עם המנהל העליון.
צור את "בעלות מטריקס" על ידי סקירת כל מה שכבר זמין, כמו תרשימים ארגוניים קיימים וספריות החברה. יש לך "בעלות מטריקס" ביד לפני הפגישה הראשונה שלך עם המנהל העליון.
פגוש עם המנהל הראשי וסקור את "מלאי" ו "בעלות מטריקס". מטרת הפגישה היא לא רק כדי לקבל את מנהל הדף וטרינר המחקר שלך, אבל כדי לאשר את זה ולהסכים עם התוכנית שלך. להיות מוכנים לפגישה זו ולא לבזבז את הזמן של המנהל הראשי.
פגוש עם כל ראש מחלקה לאחר שביצעת את כל השינויים של המנהל העליון שלך "מלאי" ו "בעלות מטריקס". מטרת המפגשים האלה היא להביא את ראש המחלקה במהירות למה שאתה עושה ולפתח דיונים על כל תפקיד של ראש המחלקה ועל שלבי התהליך שבבעלותם. קח הערות מפורטות או להקליט את הפגישה, כך שאתה לא לפספס שום דבר. כפי שאתה להתקדם דרך אלה פגישות ראש המחלקה, התהליך יגיח ולהתחיל לחזק.
לעדכן את כל התוצרים על בסיס מתמשך כאשר אתה מקבל את המידע החדש או מדויק יותר מכל ראש המחלקה. אחרי פגישתך האחרונה של המחלקה, היית צריך לחלץ כמחצית מהתוצרים שלך.
פגוש עם המפקחים המתאימים, בעלי מלאכה אחרים ואחרים המעורבים בתהליך כדי להבהיר מה באמת קורה בשלב זה של התהליך. אנשים אלה יזוהו על ידי ראש המחלקה שלהם במהלך הראיון שלך. אלה הידיים על אנשים הם בדרך כלל יותר ידע על צעד אחר צעד, מיום ליום, נהלים בתחום האחריות שלהם מאשר ראש המחלקה שלהם. שוב, לקחת הערות מפורטות לעשות הכל כדי להיות מוכן לפני הפגישה עם האנשים האלה, כך שאתה למזער את הזמן שאתה מוציא את היום העמוס שלהם.
השלם את הטיוטה הראשונה של כל המסמכים שלך. זה נקרא טיוטה ראשונה אבל המסמכים האלה עדיין צריך להיות מלא לחלוטין על סמך כל המידע שקיבלת עד כה.
הפץ את מסמכי הטיוטה הראשונים שלך, המסומנים בבירור כטיוטה ראשונה, לראש המחלקה ולפקחים המתאימים לביקורת. תן להם זמן לבדיקה מלאה של מסמכים אלה וביקש מהם לסמן מחדש את השינויים.
ליזום סיבוב שני של פגישות בודדות עם אותם ראשי מחלקות הכפופים כדי לסקור את כל הקווים האדומים ולהכין את הטיוטה הסופית של מסמכים אלה.
השלם את כל הגרסאות של הקו האדום. שים לב לשינויים בשלב אחד, אשר עשויים להשפיע על הצעד הקודם או הבא, ולשנות אותם מסמכים, נהלים או צעדים הזרימה בהתאם. שלח את הטיוטה הסופית לראשי המחלקה ולפקחים המתאימים לבדיקה הסופית שלהם.שלח את כל הטיוטה הסופית במקביל למנהל העליון עבור הביקורת של המנהל הראשי.
בצע את השינויים האחרונים ושלח את המסמכים המתוקנים בחזרה ליוזם לאישור סופי. ייתכן שיהיה תיקונים רבים קדימה ואחורה לפני אישור סופי. אתה צריך כל כפוף וראש המחלקה לתת לך אישור מלא על המסמכים, או חלקים של המסמכים, אשר מתייחסים ישירות לתחום האחריות שלהם. עם זאת, התיעוד שלך אינו נחשב מאושר עד שהמנהל העליון בדק אותו ואישר אותו.
טיפים
-
ראיונות יכול להיות עדין כפי שאתה להפריע יום העבודה של מישהו. היו מוכנים לראיונות אלה על ידי כך שהחומרים הרלוונטיים יהיו זמינים, כגון "תרשים זרימת התהליך" או מסמכים אחרים שיעזרו לראיון לנוע קדימה. להיות אדיב ותמיד להתייחס לכל אחד עם אותו כבוד וכבוד שאתה מצפה בעצמך. להיות יעיל לשמור את הראיון התמקדו המטרה הספציפית של הפגישה.
