מערכת מעקב לחידוש אישורי עובדים חשובה לא רק עבור הגשות חידוש בזמן, אשר עשוי להיות נחוץ כדי להמשיך בביצוע עבודה מסוימת, אלא גם לקבלת החלטות לגבי העלאות שכר ומבצעים. ברוב המקרים, מעקב אלקטרוני הוא יעיל יותר מאשר באמצעות קובץ tickler או כתיבת תאריכי חידוש על לוח שנה. למרות אפשרויות אלקטרוניות יכול לכלול תזמון תוכנה מיוחדת, אתה גם יכול ליצור את המערכת שלך באמצעות אפשרות לוח שנה של תוכנות פרודוקטיביות במשרד כגון Microsoft Outlook או יומן Google.
תזמן תאריכים כמשימות
הזן שני תאריכים עבור כל הסמכה - וכל עובד - כדי לוודא החידוש נכנס בזמן. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא באמצעות האפשרות משימה כדי ליצור משימות עבור כל תאריך. אפשרות זו זמינה גם ב- Microsoft Outlook וגם ביומן Google. קבע את התאריך למשימה הראשונה שבוע לפני תאריך החידוש בפועל. זה התאריך שבו העובד צריך להתחיל לעבוד על איסוף מידע חידוש ומילוי טפסים. למשימה השנייה, הזן את התאריך שבו תשלח את המידע. בשני המקרים, המשימות יוצגו ביום הנכון ביומן שלך.
להזכיר לעצמך
ל- Microsoft Outlook יש אפשרות תזכורת שתוכל להגדיר לאחר הזנת פרטי תאריך חידוש במשימה חדשה. הצב סימן ביקורת בתיבה תזכורת ובחר את התאריך והשעה שבהם ברצונך להשמיע את צליל התזכורת. למרות שלמשימות 'יומן Google' אין מערכת תזכורת אוטומטית, באפשרותך למיין משימות לפי תאריך ולהדפיס רשימת משימות יומית מתפריט 'פעולות'.