כאשר חקירה פנימית מובילה לפעולה משמעתית או משפטית, יהיה עליך לכתוב דוח חקירה כדי לתמוך במקרה שלך. הצגת ממצאים בצורה ברורה ועובדתית יכולה לבנות תיעוד שאין עליו עוררין, בעוד שדו"ח כתוב בצורה גרועה עלול להחליש את המקרה שלך. כל בעל עסק צריך לדעת מה לכלול בדוח חקירה ומה פורמט זה צריך לקחת.
הבסיס
דו"ח החקירה פועל על מנת לספק עובדות ולעתים אף להמליץ על עובדות ועל אופי ההאשמות. הקפדה ואובייקטיביות חיוניים כמו מידע מדויק הוא לבסס אמינות. דו"ח רשמי מתאר בסגנון כתוב בגוף ראשון גם מוסיף אמינות. לקבלת דוחות ארוכים, תוכן עניינים ודפים ממוספרים יכול להפוך איתור מידע ספציפי הרבה יותר קל. כולל דף שער, גם עבור דו"ח קצר, חשוב הפרטיות של מידע.
פתיחת סעיפים
החלק הראשון של הדוח יכלול מידע בסיסי, כגון שמות השולח והמקבל, ושורת נושא המזהה את נושא החקירה. בחלק השני, לזהות את המתלונן, לתאר את הטענות או את הטענות, לציין את תאריך ההתחלה והסיום של החקירה ולזהות את מקורות המידע והראיות המשמשים לביצוע החקירה או לעריכת הדוח. רשימות מפורטות שימושיות להפיכת המידע בקטע זה לקריא יותר.
עובדות וממצאים מחקריים
ממצאים קיימים של עובדה ברשימת תבליטים, בפסקאות נרטיביות או בשילוב של שניהם. הממצאים צריכים לתאר את כל שלב החקירה בסדר כרונולוגי ולכלול תאריכים ושעות בכל הזדמנות אפשרית. למרות שאתה יכול לשלב ראיות תומכות לתוך סעיף הממצאים, הפניה ולאחר מכן הוספת ראיות כמו מוצגים בסוף הדו"ח הוא לעתים קרובות בחירה טובה יותר, כפי שהוא לא להפריע את זרימת הדו"ח. זה כולל הצהרות עדים, תמונות, קטעי וידאו, מסמכים וקבצים סרוקים.
סיכום
סיים את הדו"ח עם פסק דין נרטיבי אחד או יותר שבהם אתה מסכם את החקירה, ואם יש צורך, ממליצים כיצד להתקדם. סיכום צריך לכלול הצהרה על ההפרות ולספק מידע מספיק שהקורא מבין מה הוכיח את החקירה מבלי לקרוא את כל הדו"ח. ההמלצות צריכות להיות צעדי פעולה שיתאימו לחומרת הטענה, לראיות שהוצגו, להשלכות משפטיות ולקוד ההתנהלות או למדיניות ההתנהגות של העובדים.
