הפעלת או הפעלת עסק היא הרפתקה מרגשת שמביא איתו שורה של משימות, כמו מעקב אחר הבריאות הפיננסית של הארגון שלך. יש יותר מאשר גישה אחת לניהול פיננסי, ולכן בחירת הבסיס הנכון של חשבונאות עבור הארגון שלך הוא חיוני כדי לקבל תמונה מדויקת של מגמות פיננסיות ולהפוך תחזיות עבור העסק שלך. שיטת החשבונאות שאתה מחליט יכולה להשפיע גם כאשר הנכסים שלך הם נוזל. בין אם אתה משתמש חשבון או מסלול הכנסה והוצאות עצמך, לבחור רק שיטה אחת של חשבונאות ו מקל על זה עקביות ודיוק.
בסיס חשבונאות
שני סוגי החשבונאות שרוב העסקים משתמשים בהם הם בסיס צבירה ושיטת בסיס מזומנים. עסקים מסוימים משתמשים בשיטת בסיס המזומנים המשולבת, המשלבת עקרונות הן משיטות הצבירה והן על בסיס מזומנים.
בעוד כל שיטה של חשבונאות רשומות הנכסים, ההתחייבויות וההון, הם שונים על כאשר כל נרשם, ובכך להשפיע על תמונת מצב פיננסי של העסק בכל נקודה נתונה.
שלושת המרכיבים העיקריים של הנוסחה החשבונאית הבסיסית (אשר חייבים לאזן בכל עת) הם כדלקמן:
- נכסים: נכסים מתייחסים לנכסים מוחשיים ולא מוחשיים של עסק, כגון מזומנים, קרקעות, מלאי, בניינים, חייבים ויתרות חובה, השקעות ופריטים פיננסיים אחרים. נכסים שווים התחייבויות בתוספת הון עצמי.
- התחייבויות: התחייבויות מתייחסים התחייבויות פיננסיות של העסק לשלם נושיה עבור חשבונות לתשלום, שכר שנצבר והלוואות.
- הון עצמי: ההון העצמי או ההון העצמי מתייחס לרווחים הזמינים. הון עצמי בתוספת התחייבויות שווה לנכסים.
שיטת הצבירה של חשבונאות
שיטת הצבירה של דוחות כספיים מדווחת על הכנסות בדוח רווח והפסד כאשר הן נצברות ומתאימה הוצאות נלוות כאשר ההוצאות מתרחשות, לא כאשר החשבונות משולמים. חשבונאות חשבונאות צוברת דוח רווחה המספק ייצוג מדויק של הרווחיות של העסק שלך לתקופה מסוימת. לדוגמה, אם נציג מכירות מבצע מכירה גדולה ב -15 בדצמבר אך אינו מצפה לקבל תשלום עד ל -15 בינואר של השנה הקלנדרית הבאה, שיטת הצבירה תיעד את המכירה כהכנסה בחודש דצמבר.
כמו כן, אם פרויקט גדול דורש חומרי הזמנה החודש, שיטת הצבירה של חשבונאות רושמת את החשבונית כהוצאה, ולא מחכה עד ששולמו. שיטה זו מסייעת לעקוב אחר הכסף שאתה צריך להזמין לשלם את החשבונית. זה גם עוזר להימנע טעויות שבו אתה בטעות לרכוש משהו עם הכסף כבר מיועד למטרה אחרת.
אם ההוצאות נבעו מהכנסות נכנסות, כמו אספקה הדרושה להתקנת ריהוט שהוזמן על ידי הלקוח, ההוצאות מתואמות ומתועדות עם ההכנסות במקום לרשום בנפרד, ומציגות תמונה מדויקת באופן סביר לגבי ההון שיהיה זמין לאחר השלמת הפרויקט. זה נוח כי זה שומר הן הנכסים וההתחייבויות מלהיות מנופח, אשר יכול לקרות כאשר הם נרשמו בנפרד. זה גם עושה שולי הרווח המעקב פשוט ומהיר, כי ההכנסות וההוצאות עבור אותו פרויקט הם במעקב יחד.
תוך שמירה על פרספקטיבה רחבה וארוכת טווח על כספים הוא מועיל בחשבונאות העסקית, שיטת הצבירה היא לא בלי החסרונות שלה. חשבונאות הצבירה דורשת יותר אומדן וניחוש מאשר חשבונאות מזומנים, אשר רק עוסק הכנסות והוצאות כפי שהם מתרחשים. לדוגמה, ניתן לספור את ההכנסה לפני שהיא למעשה בחשבון הבנק שלך ולאחר מכן לבלות אותו, שליחת עסק חדש לתוך פשיטת רגל אדומה או אפילו.
שיטת הצבירה לוקחת גם זמן רב יותר ומבטיחה על ידי רואה חשבון מקצועי היודע את הפרטים הקטנים של אופן השימוש בשיטת החשבונאות באופן מדויק. אחד אזור דביק של חשבונאות כי הוא הטוב ביותר שנותר על אנשי מקצוע הוא אומדן חוב רע או הכנסה כי הוא לא צפוי לבוא דרך. בעוד העסק שלך כנראה יש לקוחות אמינים בעיקר לשלם את החשבונות שלהם מיד, יהיו מי לשלם את החשבונות שלהם מאוחר או בכלל לא. רואה חשבון מקצועי יודע להעריך את ההפסדים האלה כדי לתת לך תמונה מדויקת יחסית של הבריאות הפיננסית של העסק שלך.
בסיס מזומנים של חשבונאות
בסיס המזומן של חשבונאות רושם הכנסות כאשר הכסף מתקבל והוצאות כאשר הם משולמים. לדוגמה, לדמיין את העסק שלך רכישות 75 יחידות של צינור עבור פרויקט הבנייה הקרובה, אבל החשבונית אינה מגיעה עד חודש לאחר קבלת הסחורה. חשבון הבנק שלך הוא קצת דק, ולכן אתה ממתין עוד שבוע לשלם את החשבונית לאחר קבלתו. אתה לא לרשום את ההוצאות עד אז, למרות העסק שלך אולי כבר הניח את צינור בפרויקט הבנייה. עבור עסק קטן, זה יכול להרגיש כמו הקלה לא צריך לרשום את ההוצאות עד שהוא משולם, אבל זה גם יכול לגרום לך בטעות לבזבז את התקציב שלך בסופו של דבר מסוגל לשלם כסף אתה חייב נושה מיד.
אותם עקרונות חלים על הכנסות. לדוגמה, אתה לחתום על חוזה עם לקוח חדש אשר מסכים לשלם את העסק שלך כמה אלפי דולרים עם השלמת פרויקט גדול, אשר ייקח לך כמה חודשים כדי להשלים. בינתיים, העסק שלך חייב לרכוש חומרים ולהשלים את העבודה, שהיא הוצאה. באמצעות בסיס המזומנים בחשבונאות, יש לך רק את הכספים הנמצאים כעת בחשבון הבנק שלך זמין לרכישת חומרים מתכלים. אמנם אתה לא בטעות להיכנס אדום עם הבנק, תהיה לך תמונה מנופח של ההוצאות עכשיו תמונה מנופח של ההכנסה שלך חודשיים כאשר הפרויקט הושלם. זה עושה כל שיא של מזומנים זמין לעסק שלך לא מדויק ולא מהימן.
בעוד ששיטה בסיסית של מזומנים אינה מדויקת כמו בסיס הצבירה בטווח הארוך, יתרון אחד הוא שהיא אינה דורשת חדר תנודות כהגדרת הצבירה. האומדן הנדרש על בסיס הצבירה נעשה באופן בטוח ביותר על ידי עסק רווחי, עם מספיק מנוף פיננסי לכיסוי הוצאות לפני קבלת ההכנסה. העסק שלך יכול להתחיל עם שיטת בסיס מזומנים של חשבונאות ולאחר מכן, בעזרתו של רואה חשבון מקצועי, לעבור על בסיס צבירה כמו ההון העצמי שלך עולה.
בסיס מזומנים מאוחד של חשבונאות
בסיס המזומנים המתוקן המשלב את נקודות החוזק הן של הצבירה והן של הבסיס החשבונאי. בשיטה זו, ההכנסה מתועדת כאשר היא צוברת, תוך שימוש בשיטת הצבירה. במקביל, מתועדות ההוצאות כאשר הן משולמות, כמו בשיטת המזומנים. אף על פי ששיטת בסיס המזומנים המתוקנת אינה עומדת בכללי החשבונאות המקובלים או GAAP, בעלי עסקים מסוימים מאמינים כי היא מפגישה את מיטב שיטות החשבונאות העיקריות.
לדוגמה, אם אתה חוזה לבנות בית באוקטובר כי יסיים בחודש ינואר, ההכנסות נרשמה בחודש אוקטובר. מלאי הבניין שנרכש לקראת השלמת הפרויקט נרשם בהדרגה במהלך הפרויקט.בדרך זו, העסק שלך שומרת תיעוד מדויק של הכנסות ומכירות, תוך שיש את הגמישות לשמור על נוזל הנכסים זמן רב ככל האפשר במהלך תהליך הבנייה עצמה. כתוצאה מכך, את הבסיס במזומן שונה של חשבונאות יכול להיות מועיל עבור כמה עסקים קטנים שיש להם פרויקטים גדולים הקרובים, ללא חשבון הבנק גדול כדי להתאים.
החיסרון המשמעותי ביותר בשיטת בסיס המזומנים המתוקן הוא כאשר סוכן חיצוני או מבקר בודקים את רשומותיו העסקיות של העסק שלך. בגלל שיטה זו אינה תואמת את GAAP, תצטרך לחזור ולהמיר את כל הרשומות שלך או בשיטת בסיס מזומנים או בסיס צבירה שיטת החשבונאות. עבודה זו עודף יעלה הארגון שלך זמן וכסף בטווח הארוך.
