פיקוח תקציבי הוא תהליך עסקים להשתמש כדי לשלוט על הכספים שלהם. זה כרוך השוואת תקציבים לתוצאות הכספיות בפועל. מאחר שהתקציבים הם תיאורטיים והתוצאות הן קונקרטיות, הבקרה התקציבית מבקשת להשוות בין התקציב לבין תוצאות המכסות את אותה תקופה לזיהוי עודפים או קטינים, ולצבור מידע שיועיל בהחלטות הוצאות לטווח הקרוב, כמו גם בתקציבים עתידיים.
הסתגלות
אחד היתרונות הגדולים ביותר של מימוש בקרת התקציב הוא הזדמנות לבצע שינויים הולך קדימה לשמור על המסלול על מנת להצליח. בקרה תקציבית מזהה פערים בין העלויות הצפויות וההכנסות לבין המספרים בפועל. אם תקציבים הם שגויים כל הזמן בתחום אחד, מנהיגים עסקיים יכולים לבצע התאמות לציפיות שלהם או לחקור עמוק יותר לתוך הגורם לבעיה. בקרה תקציבית מסייעת לפקידים הפיננסיים לקבל החלטות מתקנות לפני שהנושאים התקציביים גדלים ונעשים קשים יותר לטיפול.
הסתמכות על נתונים מספריים
אחד החסרונות של בקרת התקציב הוא שהוא מסתמך במידה רבה על נתונים מספריים, לעתים על חשבון מידע שימושי אחר. לדוגמה, ראש מחלקה שפועל במסגרת התקציב שלה לרבעון עשוי להיראות מוצלח בניתוח בקרה תקציבית. עם זאת, אם היא הצילה כסף על ידי צמצום הצוות שלה וסיום עובדים מיומנים, הפעולה עשויה להיות השפעה שלילית יותר, בלתי מוחשי על העסק בכללותו. החלטות המבוססות על בקרה תקציבית יכולות להתעלם מגורמים ארוכי טווח שמחוץ לתקציב נתון או להתעלם מהצלחות ובעיות בלתי מוחשיות.
עלות
העלויות של איסוף נתונים וניתוח תקציבים הוא עוד חסרון של תהליך הבקרה התקציבית. צורות אחרות של שליטה תאגידית מסתמכות באופן ישיר יותר על דעותיהם ושיקול דעתם של בכירים. שליטה תקציבית מבקשת למתן סוג זה של שיפוט אנושי על ידי הצגת טיעונים כמותיים, אשר כולם באים במחיר. כאשר עסק משתמש תקציבי ההפעלה הקיימים שלו דוחות כספיים כדי לבצע בקרה תקציבית, העלות מופחתת. עם זאת, כאשר המנהלים דו"ח דוחות כספיים חדשים, עלויות אלה עולים, במיוחד אם הם דורשים להעסיק עובדים חדשים כדי לסייע מחלקת החשבונאות.
מעקב אחר התקדמות
בקרה תקציבית מעניקה לעסק אמצעי ברור למעקב אחר התקדמותו באופן פנימי. ניתוח נתוני התקציב מאפשר למנהיגים לזהות מרכזי אחריות, או מחלקות ארגוניות, שבהם מנהלים נוהגים להוציא מעבר לקצבאות התקציב שלהם או לנהל את התקציבים שלהם. מנהיגים יכולים גם לקבל החלטות יעילות יותר לגבי הקצאת משאבים ושיפור התיאום בין המחלקות.
