מכתב או מסמך צ'רטר הוא רשומה רשמית חתומה המגדירה פרויקט או ארגון בכתב. האמנה נועדה לציין את הפרויקט, כולל מטרות ומשימות. עם מטרות מוגדרות בבירור, הפרויקט יהיה סיכוי גבוה יותר להצליח. הארגון או החברה שלך צריכים ליצור ולאשר את מכתב האמנה לפני התחייבות פרויקט בקנה מידה גדול כדי להבטיח הסכמה על כל ההיבטים של התוכנית. השלבים לכתיבת מכתב צ'רטר עשויים להשתנות בהתאם לפרויקט המסוים שלך, אבל יש כמה צעדים כלליים.
כלול את הפרויקט או שם הארגון בחלק העליון של אמנתך. הוסף את שמו של המנהל ואת כל שאר החברים החשובים בארגון.
הגדרת מטרות ומשימות של הארגון שלך בפסקה הפתיחה של האמנה שלך. ודא שכל חברי הארגון מסכימים על המטרות וכי הם בר השגה.
לקבוע מה הדרישות יהיה להיות חבר בארגון שלך. לדוגמה, אם אתה יוצר מכתב שכר עבור מועדון כדורגל לנוער, אתה יכלול דרישות גיל ומגורים האמנה שלך.
ארגן את אופן הפעולה של העמותה. אם יש היררכיה מסוימת, כלול את הפרטים האלה באמנה. לדוגמה, אם לארגון שלך יש מנהלים, מנהלים וראשי צוותים, תרצה לציין מי מהם מדווח על כל דיווח.
כולל אחריות של כל חבר בארגון שלך או צוות הפרויקט. ככל שתוסיף פרטים במכתב השטר שלך, פחות בלבול יהיה מאוחר יותר.
הוסף סעיף מסוים במכתב השטר שלך, המציין כיצד להוסיף תיקונים. באופן בלתי נמנע, אתה חושב על משהו אחר לכלול האמנה שלך במועד מאוחר יותר. לפתח תוכנית עם הארגון שלך דרכים להוסיף תיקונים.
עיין במכתב צ'רטר עם חברים בארגון שלך. נסו לכלול כמה שיותר מידע. זהו המסמך השולט ויש לפרט אותו.
חתום ותאריך את המסמך. חברים אחרים של מועצת המנהלים שעזרו ליצור את מכתב החתימה צריך גם לחתום על האמנה. לספק עותקים לחברי הארגון שלך ולהעתקי קבצים ברשומות המועדון שלך.
