תוכנית חירום היא שינוי מוצע בכיוון האסטרטגי של החברה בתגובה לאירועים בלתי צפויים שגורמים לתוצאות הכספיות להשתנות באופן משמעותי מהצפוי או החזוי. בעלי עסקים להכין תוכניות מגירה כי הם מכירים בכך שקשה לחזות במדויק את העתיד. התמודדות עם חוסר ודאות היא חלק תיאור התפקיד של כל בעל עסק.
למה תוכניות חירום דרושות
במהלך התכנון, חברות מקבלות החלטות קשות בנוגע להקצאת המשאבים שלהן, הכוללות הון, כוח אדם ויכולת ייצורית. החלטות אלו מבוססות על הנחות לגבי הסביבה העסקית שתעמוד החברה בשנה הקרובה. פעמים רבות הסביבה משתנה לאחר ביצוע התכניות. המתחרים מגלגלים את האסטרטגיות שלהם כדי לזכות בנתח שוק גדול יותר. המשק הכללי יכול לעלות או לרדת - לפעמים פתאום עם אזהרה קטנה. תוכנית אסטרטגית של החברה בסופו של דבר להיות מסונכרן עם הסביבה, ושינויים צריך להיעשות.
כאשר התכנון מותנה נעשה
חברות רבות מכינות תוכניות מגירה במהלך התכנון השנתי שלהן כאשר הן קובעות את הכיוון האסטרטגי לשנה הקרובה ולטווח הארוך יותר. אבל כמה מנהלים שואפים לשלב תכנון מגירה לתוך קבלת ההחלטות שלהם לאורך כל השנה, להכיר בכך ככלי שימושי להתמודדות עם נושאים גדולים וקטנים כאחד. בעיה קטנה יותר תהיה מתחרה המשכנע מנהל מפתח לעזוב את החברה לעבוד בשבילו. אם בעל העסק כבר היה מאומן תחליף או לפחות נבחר, השינוי יגרום הפרעה מינימלית בביצועים המחלקה.
תהליך יצירתי
תכנון מגירה דורש חשיבה אסטרטגית יצירתית - להיות מסוגל לדמיין מה האירועים יכולים להתרחש כדי לדחוף את החברה מחוץ הקורס המיועד שלה. תכנון מקרי נקרא גם פיתוח תרחישי "מה אם". במהלך המפגשים, מנהלים שואלים איך החברה היתה מגיבה אם קרה אירוע מסוים. מפגשים אלה חייבים להיות פתוחים וחופשיים, המאפשרים לכל הרעיונות להתבטא ללא ביקורת.
לא תמיד שלילי
אין להתייחס לתכנון המגבלות כאל משהו שנועד רק להתייחס להתרחשויות שליליות. הוא גם כלי לתכנון מראש כדי לנצל הזדמנויות אשר עשויים להתגלות במהלך השנה. דוגמה תהיה שיש מקורות הון במקום, כי ניתן להשתמש כדי לרכוש מתחרה שבעליה באופן בלתי צפוי להודיע שהם יהיו מוכנים למכור.
יתרונות
תכנון המגירה מחדד את כישורי החשיבה האסטרטגית של המנהלים. הם הופכים מודעים יותר לסביבה העסקית המשתנה של החברה, וכיצד היא יכולה להשפיע על הצלחת החברה. בעקבות תוכניות מגירה מאפשרות תגובה מהירה יותר לאירועים בלתי צפויים ועשויות להפחית את הנזק להכנסות ולרווחים. חנות קמעונאית יכולה למצוא את העסק שלה שיבשו על ידי תיקוני רחוב המקשים על הלקוחות להחנות ולבוא דרך הכניסה הקדמית. החנות צריכה להיות תוכנית מגירה במקום במהירות לסדר מחדש את הכניסה האחורית כך הלקוחות יכולים לבוא בדרך זו, כולל שילוט כדי להתריע ללקוחות לשינוי.
