בעלי עסקים חייב להיות קפדני עם כל היבט של המאמץ שלהם. מרושל או יזמים עצלן לאבד זמן וכסף מיון דרך קצוות רופפים; יתר על כן, אם רשומות העסק ומערכות הנהלת חשבונות אינם מדויקים, הבעלים יכול להיות מואשם בהפרת חוקי עבודה המדינה הפדרלית. מערכת אחת כזו צריכה להיות מדויקת היא מערכת שכר.
להפיק דוחות מדויקים עדכניים על הכנסה לעובדים
מערכת שכר חייב להיות מסוגל לשמור וליצור דוחות מדויקים על הכנסות עובדים. מנקודת המבט של בעל העסק, היכולת ליצור דוחות הכנסה שנתית הופכת את מסים לתיק למסחר לקלים יותר: הסכום המשמש לחישוב ניכויי המס בגין הוצאות עסקיות לגבי העובדים (במיוחד הכנסות העובד) יכול להיות נגיש. מנקודת מבט של העובד, היכולת לשאול את המעסיק עבור רשומה של ההכנסה שלו יכול להיות קריטי עבור הבטחת הלוואות או סיוע ממלכתי (כגון נכות או דמי אבטלה).
צור Paychecks ו לשלם סטאבס
מטרה חשובה באותה מידה של כל מערכת שכר היא ליצור משכורות ולשלם בדלי. מחשוב משימה זו חוסך מנהלים ובעלי עסקים זמן וכסף; במקום לבחון את כרטיסי הזמן באופן ידני ולחשב את סכום ההמחאה על פי שעות העבודה, מערכת השכר צריכה להיות מתוכננת לחישוב אוטומטי של נתונים אלה. עובדים מעריכים את מערכת השכר בזמן גם כן: זה מפחית חרדה על קבלת צ'קים בזמן וכל חרדה לגבי קבלת המחאה עבור הסכום הלא נכון.
עזרה בעלים לציית לחוקי העבודה
מערכת משכורות חייבת להפוך את הציות לחוקי העבודה של המדינה ושל הפדרלים קל יותר, ובמקביל לעזור לבעלים להפחית את התקורה. לדוגמה, החוק הפדרלי מחייב כי העובדים ישולמו שעות נוספות אם הם עובדים מעל 40 שעות בשבוע עבודה אחד.
מערכת שכר חייב באופן אוטומטי לשלם את שעות נוספות. זה עוזר למעסיקים להישאר בתוך החוק כאשר מדובר זמן לשלם שעות נוספות. בנוסף, מאז המעסיק יכול להשתמש במערכת כדי לבדוק את מספר השעות עובד עובד, המעסיק יכול לשנות לוחות זמנים, כדי למנוע תשלום נוסף שעות נוספות (ובכך לסייע המעסיק לשמור על עלויות נמוכות).
יתר על כן, מערכת שכר צריכה להיות מסוגלת להדפיס טפסים מס ועוד דמויות המדינה הנדרשת (כגון סכומי FICA) כדי להפוך את הציות לחוקי העבודה קל יותר.
