מהו ניהול תהליכים עסקיים?

לכל העסקים יש תהליכים, בין אם זה להרכיב מוצר, תהליך תשלום בכרטיס אשראי, onboard עובד או לבדוק את הבטחת האיכות. לפעמים, תהליכים אלה פועלים בצורה חלקה, ובמקרים אחרים הם לא. ניהול תהליכים עסקיים היא מערכת שמקבלת את התהליכים שלך ואת whips אותם לתוך האולימפי- swimmer צורה. יישום טוב BPM ישפר את הנראות לתוך התהליכים שלך, מה שהופך אותו קל יותר להסיר צווארי בקבוק ולמנוע שכפול של עבודה.

טיפים

• ניהול תהליכים עסקיים הוא מתודולוגיה לייעול האופן שבו חברה עושה דברים, במטרה לשפר את הביצועים.

מהו דוגמה של תהליך עסקי?

תהליך עסקי הוא סדרה של צעדים כי אנשים בארגון שלך לבצע להשיג מטרה מסוימת. צעדים אלה חוזרים על עצמם פעמים רבות, לעתים קרובות על ידי אנשים רבים בדרך כלל בצורה סטנדרטית. כמעט כל דבר - מהרשאת בקשה לחופשה להערכת הבכורה של הצוות הרפואי בחדר המיון - יהיה זכאי כתהליך עסקי.

קח, למשל, את הדוגמה של בקשה הלוואה לבנק. כדי להתחיל בתהליך זה, ימלא הלקוח טופס בקשה אלקטרוני באתר האינטרנט של הבנק. עכשיו, את הגלגלים של הבנק להתחיל להסתובב. ראשית, הבנק יאמת כי הלקוח מילא את הטופס בצורה נכונה. לאחר מכן, היישום יעבור בדיקת אשראי. מישהו אחר עשוי לבצע אימות הכנסה, צוות אחר עשוי לבקש תיעוד נוסף וייתכנו פעילויות אחרות כדי לאפשר לבנק לקבל החלטה האם לאשר את ההלוואה.

המפתח הוא כי התהליך הוא רב פנים. כמו רוב התהליכים העסקיים, זה כרוך צעדים מרובים ואנשים מרובים, ואנשים אלה משתמשים בכלים שונים כדי לעשות דברים. יחד, המערכת כולה נועדה להמיר סדרה של תשומות (יישום ההלוואה ומסמכים תומכים) לתפוקה הרצויה (החלטת אישור הנמסרת ללקוח).

מהו ניהול תהליכים עסקיים?

כאשר העסק שלך הוא קטן מאוד, תהליכים עסקיים הם יחסית קל לנהל. יכול להיות רק קומץ אנשים במשרד ביצוע משימות היומיום, ולכולם יש סקירה מוצקה של התמונה הגדולה. מצב זה משתנה עם הגידול. משימות שהיו פעם עסקו על ידי אדם אחד פתאום לקבל נמסר בין מחלקות מרובות. אנשים לשכפל את המאמץ של השני, משימות ליפול דרך סדקים ויש פוטנציאל גדול יותר עבור אנשים לעשות טעויות.

המטרה העיקרית של ניהול תהליכים עסקיים היא לשים את התהליכים כאוטי תחת מיקרוסקופ להבין איך לעשות אותם טוב יותר. הדרך הקלה ביותר להבין זאת היא לדמיין את כל הפעילויות בתהליך שלך כמו תרשים זרימה של צעדים. BPM היא המשמעת של פורמליזציה של שלבים אלה לתוך זרימת עבודה הגיונית יותר ועקבית.

מה הם היתרונות של ניהול תהליכים עסקיים?

הדחף העיקרי של BPM הוא לחסוך לך זמן וכסף על ידי זמירה השומן בתהליכים שלך, כגון הסרת צווארי בקבוק, ביטול כפילויות לעצור את הכפילות מיותרת של העבודה. BPM הוא לא הכל על הגדלת השורה התחתונה, עם זאת, ויש תוצאות חיוביות אחרות מהן עסקים יכולים להפיק תועלת:

• הן העובדים והן המנהלים נהנים מהגדרה ברורה יותר של תפקידיהם ואחריותם, שכן הם עוקבים אחר צינור שיטתי כדי לעשות דברים.

• צוותים למשוך יחד לתקשר טוב יותר כאשר כולם נמצאים באותו דף לגבי פלטי ומועדי.

• יש פחות מתח כי עובדים overworked כבר לא צריך להשתתף בפגישות מעקב או ללהטט מספר משימות מתחרות בבת אחת.

• BPM מיישרת את התהליכים שלך עם סדרי עדיפויות ארגוניים, כך שאתה לא מבזבז זמן על תהליכים המוסיפים את הערך הנמוך ביותר לעסק.

• מנהלים מקבלים חשיפה טובה יותר לתהליך העבודה, המספק נתיב מועיל לביקורת ולתאימות לתקנות.

• לקוחות נהנים משעות עופרת משופרות, מה שמוביל לשביעות רצון הלקוחות.

איך עובד BPM?

BPM היא, בראש ובראשונה, מתודולוגיה. זה מורכב סדרה ברורה של צעדים וטכניקות המסייעות למסד את תהליך BPM, כך בזבוז וחוסר יעילות אחרים ניתן לזהות ולשפר. מתוך רבים מתודולוגיות BPM הוקמה, כמה, כגון Lean או Six Sigma, נכנסו אוצר המילים הפופולרי. מתודולוגיות כלליות מתבססות על אותם עקרונות. לפי המתודולוגיה תבחר, אתה יכול לצפות אותו להתמקד על שלושת עמודי התווך של BPM: תהליך, אנשים וטכנולוגיה.

תהליך

להתמקד הליבה של BPM היא לייעל תהליכים עסקיים, כך שהם מתאימים למטרה ולהשיג את התוצאות הנכונות בזמן הנכון.

אנשים

ודא כי אנשים עושים את הדברים הנכונים בדרך הנכונה היא המפתח לתהליך מוצלח. BPM מסתכל על המשימות שאנשים עושים ושואל שאלות כגון: התפקיד של מי זה לבצע משימה א ובאיזו מסגרת זמן? מה קורה אם האדם הרלוונטי מתעלם מהבעיה? מי מקבל התראה כאשר התהליך תקוע? רמה זו של הנראות חיונית אם אתה הולך לבנות יעילות לתוך המערכת.

טכנולוגיה

כדי שהתהליכים שלך יעבדו בצורה חלקה, המעבר של המשימות חייב להיות חלק כל הזמן. תוכנה לניהול תהליכים עסקיים היא הכלי המסייע לאכוף את התהליך. אז, אם אתה מפעיל תרגיל BPM ולהגדיר תהליך טוב יותר, הטכנולוגיה יכולה לעזור כדי לוודא כי התהליך הוא מבצע בדיוק את הדרך שהגדרת את זה. התכונה העיקרית של הטכנולוגיה היא לאסוף נתוני ביצועים, כך שתוכל לעקוב אחר הערכים החיוניים להצלחת התהליך.

איך אתה מעצב מתודולוגיה BPM?

BPM עובד אחרת בהתאם לסוג העסק שיש לך. לכן, לפני שאתם אפילו מתחילים לתכנן מתודולוגיה של BPM, עליכם להעריך מה אתם רוצים לשפר על ידי יישום זה. אם אתה ארגון שירות, לדוגמה, ייתכן שתרצה ש- BPM ישפר את זמן התגובה שלך ללקוחות. חברות המייצרות או מבנות מוצרים, לעומת זאת, עשויות לחפש יעילות וביצועים טובים יותר בקו הייצור או בסנכרון עם מערכות ותהליכים אחרים.

שימוש אלה נהגים מסחריים כמדריך, כל מתודולוגיה BPM לאחר מכן לאחר מחזור החיים של שלבים, כל אחד עם קבוצה משלה של משימות כי צריך ליישם. מתודולוגית BPM הנפוצה ביותר, DMEMO, עוקבת אחר חמישה שלבים: עיצוב, מודל, ביצוע, מעקב ואופטימיזציה.

שלב ראשון: עיצוב

שלב התכנון משתמש בטכנולוגיית BPM כדי למפות את התהליך כפי שהוא עכשיו, לפני עיצוב מחדש של תהליך העבודה כך התהליך פועל ביעילות רבה יותר. מה שאתה מקבל על המסך הוא תיאור חזותי של זרימת העבודה, כך שתוכל לראות במבט אחד שבו צווארי בקבוק וכפילויות עשוי להיות ממוקם. הרעיון הוא ליצור את הפשוטה ביותר, זרימת עבודה פשוטה ככל האפשר את התהליך ניתן להשלים את הסכום הנמוך ביותר של זמן תוך ביצוע הטעויות הכי פחות.

שלב ב ': דוגמנות

שלב זה הוא על בדיקת התהליך שלך כדי לראות איך זה עובד בתנאים שונים. תחשוב על זה בתור "מה אם" התרגיל. מה אם הקצינו שני אנשים למשימה זו? מה אם העובד הזה איחר לספק את הפלט שלה? מה אם זה נעשה במשימה אחרת? האם נוכל לבצע שיפורים נוספים?

שלב שלישי: ביצוע

ברגע שיש לך סימולציה את זרימת העבודה, השלב הבא הוא לבדוק את תהליך משופרת על הקרקע באמצעות מנוע העבודה שלך BPM התוכנה כדי להקצות כל משימה בתהליך אחד או יותר אנשים.

שלב רביעי: ניטור

ניטור הוא תהליך איסוף הנתונים כדי לוודא שהתהליך פועל כצפוי. באמצעות הטכנולוגיה שלך, תוכל לעקוב אחר שלב אחד בתהליך יחיד - באותו אופן שבו אתה עוקב אחר חבילה של FedEx - או שתוכל לצבור את הנתונים ולראות כיצד אתה מבצע את זרימת העבודה בכללותה. הכלים הנפרסים בשלב זה כוללים ניטור פעילויות עסקיות, מרכזי שליטה, כלי דיווח וביקורת.

שלב 5: אופטימיזציה

בשלב זה, התהליך שלך עשוי להיות רחוק מלהיות מושלם. עכשיו, אתה צריך לשקול מה אתה יכול לעשות כדי להמשיך לייעל את התהליך. לדוגמה, האם עליך להוסיף משאב אחר לאזורים ספציפיים שבהם מתרחשת לעתים קרובות צווארי בקבוק? זכור כי האופטימיזציה אינה אירוע חד-פעמי. במקום זאת, אתה צריך להקשיב למשוב של עובדים ולקוחות ולבצע שינויים בכל פעם בעיות. אם התהליך החדש לא לשפר את הניסיון של בעלי העניין שלך בשירות, אז זה לא יכול להיות אמר להיות הצלחה.

מי מבצע ניהול תהליכים עסקיים?

זה לוקח לעתים קרובות צוות של מומחים עם ידע IT ועסקים כדי ליישם פרויקט BPM, אבל זה באמת תלוי בהיקף הפרויקט שאתה מתכנן לרוץ. אם אתם מחפשים להשיג כמה ניצחונות מהירים על ידי שיפור כמה בסיכון נמוך, תהליכי החזרה גבוהה בעסק הקטן שלך, אז זה צריך להיות קל יחסית לקבל פרויקט BPM מחוץ לקרקע בסיוע צוות פנימי קטן וכמה תוכנה איכותית למפות תהליכים שלך.

דרך טובה להתחיל היא על ידי השתתפות קורס אימון BPM. חיפוש מהיר של Google צריך להציג כמה אפשרויות מקומיות או תוכנית מקוונת. חברות רבות בוחרים לשים את העובדים שלהם באמצעות תהליך ניהול הסמכה תוכנית עסקית המאפשרת צוות המפתח לקבל הכשרה רשמית במתודולוגיות המתאימות. המכון לניהול תהליכים עסקיים מציע כיום 30 תוכניות ושבעה אישורים בתחומים השונים ובמתודולוגיות הקשורות ל- BPM. בדוק את אתר האינטרנט שלהם לפרטים.

מהו כלי BPM?

פשוט, כלי BPM היא התוכנה שבה אתה משתמש כדי להפוך את יישום BPM לאוטומטי. תפקידו הוא לאפשר את השינוי העסקי שלך, כך שתוכל לקחת את התהליכים לגבהים חדשים. האפשרויות הן רחבות כמו שהן ארוכות, אבל בדרך כלל, אתה מחפש מערכת עם לפחות את התכונות הבאות:

• עיבוד ויזואלי עיבוד דיאגרמת כלי: זה מאפשר לך מודל התהליכים שלך וליצור זרימות עבודה חדשות. כלים מסוימים דורשים מיומנויות קידוד כדרך ליישם את הדוגמנות; ספקים אחרים מציעים גישה קוד נמוך אשר משתמש "גרור ושחרר" המערכת. האחרון עשוי לעבוד טוב אם אין לך מתכנת הארדקור על הקבוצה.

• לוחות מחוונים לניהול ובקרת גישה: הדבר מעניק למקבלי ההחלטות את הנראות כדי לעקוב אחר ההתקדמות ומספק אבטחה על ידי הגבלת הגישה של מידע לאנשים מסוימים.

• טיפול בשגיאה: כדאי שיהיה מודול אימות שימצא ויפתור שגיאות ותקלות.

• אינטגרציה עם תוכנה קיימת: פתרון BPM שלך יהיה מוגבל אם הוא לא יתקשר עם מערכות ERP / CRM אחרות.

• דוחות וניתוח: פתרון טוב של BPM יפעיל דוחות על ערכים מרכזיים כאלה כפריטים פתוחים, הזמן הממוצע שנדרש להשלמת משימה, ובאיזו תכיפות מועבר פריט מחדש.

במונחים של כלים ספציפיים לניהול תהליכים עסקיים, מדובר בשוק צפוף למדי. חלק מהשחקנים הגדולים כוללים Pegasystems, סטודיו bpm'online, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian ו Process Process. ביקורות זמינות באינטרנט, ורוב הכלים מגיעים עם ניסיון חינם 14 + יום, כך שתוכל לבדוק את הפונקציות לפני שתבצע רכישה סופית.