הן בעולם העבודה והן בחיים האישיים, ניהול הזמן משחק תפקיד מרכזי בהצלחת השגת המטרות והיעדים. ניהול זמן אינו בהכרח מיומנות טבעית; פעילויות הקבוצה עבור ניהול זמן לספק לאנשים את הידע והכישורים הדרושים כדי לנהל את ניהול זמן יעיל בכל ההיבטים של החיים המקצועיים והאישיים. למרות שפעילויות קבוצתיות מתארחות לעתים קרובות דרך מקום העבודה, משחקי ניהול זמן ופעילויות יכולים גם הם למלא תפקיד במשקי בית ובמשפחות.
משמעות
ניהול זמן יעיל קשור באופן הדוק לפרודוקטיביות. במקום העבודה, פרודוקטיביות יכולה לקבוע את האבטחה של העבודה של העובד. אסטרטגיות ניהול זמן אישי כמו שמירה על רשימות או יצירת שורות זמן יכולות להיות יעילות, אך פעילויות קבוצתיות לניהול זמן יעילות במיוחד משום שהן מספקות הזדמנות לסימולציה מציאותית. ישנם מספר משתנים חיצוניים או בלתי נשלטים אשר עלולים להפריע לניהול זמן יעיל, כולל ניהול של חברי צוות אחרים. פעילויות קבוצתיות לניהול זמן מספקות הזדמנויות לתרגול מיומנויות במצבים המכילים משתנים מרובים.
פונקציה
ניהול זמן יעיל תלוי במספר גורמים, כולל כישורי חיזוי, יכולת תקשורת, ארגון, חדשנות, מחשבה ומעקב. פעילויות קבוצתיות לניהול זמן מאפשרות למשתתפים לחזות בעוצמתם של אחרים, כדי שיוכלו להפנים אסטרטגיות לניהול יעיל של זמן. פעילויות קבוצתיות מאפשרות למשתתפים לתרגל מיומנויות הדורשות אינטראקציה כגון תקשורת ברורה, הקשבה פעילה או שיתוף פעולה. פעילויות הקבוצה גם ליצור הזדמנות לדמות התנגשויות פוטנציאליות אשר עלולים להפריע ניהול זמן יעיל כגון סכסוך על המשימה.
סוגים
פעילויות קבוצת ניהול זמן הן הנפוצות ביותר בהגדרות מקום העבודה או בית הספר. פעילויות קבוצתיות במסגרות מקצועיות נועדו לספק ולחזרות מיומנויות כדי להגדיל את מיומנויות ניהול הזמן, כמו גם את הפרודוקטיביות. פעילות קבוצתית בהגדרות הבית נפוצה פחות משום שהן דורשות מבנים והכנה מאורגנת; עם זאת, משפחות עשויות גם ליהנות מפעילויות ניהול זמן שמטרתן ניהול פגישות, קביעת לוחות זמנים או משימות ביתיות לחלוטין.
פעילויות ניהול זמן עבור קבוצות עשוי לשמש גם בעבודות בסיכון גבוה או בשירות הציבורי בניהול המשבר. לדוגמה, צוותי חירום יכולים להשתמש בפעילויות סימולציה כדי להדגים את תפקיד ניהול הזמן במצב משבר; כוח אדם חירום צריך להוכיח יכולת להעריך במדויק את חומרת הפציעות ולנהל זמן ביעילות על מנת להבטיח כי כל החולים מקבלים טיפול הולם.
מסגרת זמן
פעילויות קבוצתיות לניהול זמן יכולות להתמקד במיומנויות ניהול זמן קצר כגון ארגון משימות יומיות או מתן עדיפות לאחריות, או שהן מתמקדות במיומנויות ניהול זמן ארוכות כגון פיתוח תוכנית חיסכון לביצוע רכישה גדולה או יצירת קו זמן לקבלת תואר מתקדם. פעילויות קבוצתיות מסוימות לניהול זמן מניבות תוצאות מיידיות; לדוגמה, מפקח רשאי לארח פעילות ניהול זמן, שבה צוותים של נציגי מכירות מפתחים קווי זמן להשגת יעדי מכירות ליום. פעילויות אחרות מחייבות חזרה כללית ומעשה לפני שהתנהגויות רצויות הופנמו. פעילויות קבוצתיות לניהול זמן ניתנות להתאמה בהתאם למגבלות זמן זמינות; פשוט חמש דקות פעילויות כגון הכנת ומספקת הצהרה עמדה הקבוצה יכול להיות יעיל בדיוק כמו כל יום פיתוח מקצועי פעילויות.
דוגמאות
פעילות משותפת אחת לניהול זמן כוללת צוותים מאתגרים ליצור אובייקט פשוט ופונקציונלי כמו מכונית סבון בתוך כמות מוגבלת של זמן עם כמות מוגבלת של חומרים מתכלים. צוותים חייבים לפתח אסטרטגיה, להאציל משימות ולבנות בזמן לבנייה, בדיקה ותיקון לפני הקבוצות להתחרות במרוץ. התרגיל יכלול דיון עם צוותים על הדרך שבה הם השתמשו הזמן שלהם ומה השינויים שהם יעשו בעתיד.
פעילות ניהול זמן מתקדמת יותר היא ליצור תרגיל סימולציה לתעשייה מסוימת. לדוגמה, בהדרכה למורים, מנהיג קבוצה יכול ליצור ישיבת מועצת בית ספר מדומה שבה המורים מתבקשים לדבר בפני הדירקטוריון בנוגע להקפאה הקרובה על משכורות. הקבוצה חייבת לפתח אסטרטגיה לנווט את הסימולציה ביעילות תוך זמן מותר. לאחר הסימולציה, חברי הצוות צריכים להתבקש לכתוב השתקפות של החוויה ולאחר מכן לשתף אותם. דיון יכול להתמקד במשתנים שמפחיתים את ניהול הזמן האפקטיבי ואת אסטרטגיות הניווט במשתנים אלו בהצלחה.
