מכתב עגול משמש לחלוק את אותו מידע עם קהל גדול. זה שונה המטרה מתוך מכתב אישי, אשר שולח מידע מסוים אחד או כמה נמענים. אותיות מעגליות משמשות לעתים קרובות להכרזה על מידע חדש או להבהרת מדיניות. הם קצת כללי בנושא, שכן הם קוראים נרחב. כתיבת מכתב עגול מכל סוג שהוא דורש כמה צעדים חשובים.
הכר את הקהל שלך. עבור מכתבים מעגליים, הקהל הוא מגוון, לכן זה יכול להיות קשה לאמוד את רמת הידע של הקהל שלך מראש או היכרות עם התוכן שברצונך לשתף. עם זאת, שקול את רוב הקוראים סביר כאשר אתה כותב, כך המכתב שלך הוא שימושי עבור רוב האנשים.
להפריד בין אותיות מעגליות פנימיות וחיצוניות. מכתב מעגלי פנימי, אם כי הופץ לקבוצה גדולה, עדיין מוגבל לקבוצה. לדוגמה, עסק יכול להפיץ מכתב פנימי לעובדים על מדיניות חברה חדשה. לעומת זאת, מכתב חיצוני יהיה מכתב שהופץ לכל הלקוחות או לציבור.
השתמש בנימה ובקול המתאימים לסוג התקשורת (פנימי או חיצוני) שעבורו יפעל המכתב החוזר. למשל, צליל חזק יהיה מתאים למכתב מעגלי לכל העובדים המטפלים באיחור או בהעדרות. עם זאת, צליל חמורה לא יהיה מתאים להשתמש עבור מכתב להפיץ ללקוחות.
שתף מידע מורשה בלבד. מכיוון שמכתבים מעגליים מיועדים לקהל גדול, הם אינם מתאימים לחשוף מידע סודי או פרטים שאינם מיועדים לקהל רחב.
