כדי לוודא שהם תואמים את תקנות מס ההכנסה (IRS) ואת חוקי המדינה והממשל המקומי, על החברות לכלול מידע חיוני על עובדי החברה במערכות השכר שלהן. הגדרת והפעלת המרכיבים השונים המהווים מערכת שכר דורשת בדיקות נאותות והכרה נאותה בחקיקת מס. כתוצאה מכך, מקובל בחברות לשכור יועץ חיצוני, מנהל חשבונות או שירות שכר להפקיד תשלומי מס, תהליך W-2s, לנהל פרישה ותוכניות ביטוח ולבצע אחרים הקשורים שכר חובות.
מידע על העובד
במהלך תהליך ההעסקה החדש, חברות צריכות לאסוף מידע כגון ביטוח רפואי וטפסים W-4 כדי לקבוע מה צריך להיות מנוכה משכורת של העובד. טפסים אלה גם מספקים מעסיקים מידע חיוני, כגון מספר הביטוח הלאומי של העובד ואת סכום ניכוי שלהם למטרות מס פדרלי המדינה. כמו כן, על המערכת לעקוב ולעבד שינויים שבוצעו במעמד פטור ממס של העובד, בפנסיה, בתוכניות ביטוח או בקרנות פרישה.
מידע על השכר
כחלק מתהליך ההעסקה החדש, מערכות השכר כוללות מרכיב שמייצג את העובדים במשרה מלאה, במשרה חלקית ובקבלנים. סיווג עובדים במערכת שכר חשוב מאז הממשלה להטיל עונשים גבוהים על חברות לסווג את העובדים בצורה לא נכונה.
גליונות זמנים
ללא ידיעת מספר שעות העובד עבד, המעסיקים לא יכולים לקבוע מה לשלם לעובד. בעוד כמה עובדים משלמים משכורת, אחרים הם פיצוי לפי שעה או המיועדים עובדים ללא פטור. מערכות שכר כוללות מידע גליון או תחומים שבהם שעות עבודה לשעת עבודה ללא שעות נרשמות ונבדקות על דיוק. מידע ניתן לאסוף באמצעות שעון זמן ממוחשבת, שעון חותמת כרטיס ניקוב או גליון נייר.
מסים וניכויים הניתנים להחלה
למרות מס הכנסה מספק לחברות עם טבלאות מס לחשב ניכוי מס במקור העובד, ספקים ומערכות המחשב שכר יכול גם לספק את המידע הזה. על המעסיקים לשקול את הרווחים השנתיים, את רמות השכר ואת קצבאות המס בעת סיכום המסים החלים. בנוסף, מערכות שכר צריך לחשב את הניכויים שנעשו באמצעות תוכניות פנסיה, 401 (k) s, תוכניות ביטוח, דמי האיחוד ואת garnishments. מחלקת שכר גם מנטרת הלוואות וניכויים אחרים, כי יש כמויות כמויות מפסיק ניכויים המשכורת כאשר הסכום הכולל כבר נפרעו.
רישום שכר
מרשם המשכורות מסכם את נתוני העובד והניכוי של העובד ביומן שהוכנס לספר החשבונות הראשי למטרות מחקר וכלליות. משכורות שכר משמשים גם ליצירת דוחות מס. מסמכים אלה מוכנים על ידי צוות שכר או שנוצר באמצעות מערכות מחשב שכר.
תשלומים ידניים
מדי פעם, חברות להנפיק Paychecks ידני לעובדים בין תקופות תשלום בשל סיום או שגיאת שכר. מערכות שכר צריך חשבון עבור סכום ההמחאה במרשם השכר למטרות מס ודיווח. זה מבטיח כי מס ניכוי מס המעביד הוא התאמתו עם ניכויים עובד.
