בעת כתיבת דוח שיוצג בפגישה, אתה צריך לעקוב אחר כמה הנחיות בסיסיות, שרובם אתה כנראה למדו בבית הספר. לדוגמה, אתה צריך להיות בטוח לגבי המטרה של הדוח שלך, אתה צריך להתמקד על Subopic מוגדר בדיוק ואתה צריך לכתוב עם הקהל שלך בראש.
דע מראש את הרקע החינוכי והעבודה של משתתפי הפגישה. זה עוזר לך לדעת כמה של הנושא שאתה צריך להסביר. לדוגמה, דמיינו שאתם מגייסים דו"ח על מספר התאונות בצמתים מסוימים בעיר שיוצגו בוועידה הבאה. אם לשלושה מחמישה חברי הוועדה יש רקע באכיפת החוק, לא יהיה צורך להסביר משפטים כמו "לנווט פנייה".
זכור את העצה של המורה שלך לאנגלית: אל תנסה להתמודד עם היקום. כתוב על קטע קטן יותר של הנושא הראשי שלך. זה עושה את הדוח שלך קל יותר להבין. לדוגמה, "בטיחות להולכי רגל" עשויה להיות הנושא העיקרי של דוח תנועה, אך הדוח שלך מוגבל לחלק אחד של הנושא - שיפור הבטיחות בשני צמתים.
הקפד לספק מספיק הקשר בהקדמה שלך ומסקנה. זה עוזר למשתתפים בפגישה להבין את המשמעות של ההצעות שלך. לדוגמה, אם הדו"ח שלך ממליץ להעסיק קציני עזר נוספים לעבוד בבית המשפט העירוני, ההקדמה שלך יסביר את המאבקים של העירייה במשך שנה כדי לקזז את העלויות בשעות נוספות ששולמו השוטרים. המסקנה חוזרת ומדגישה כיצד הצעה זו היא רק אחת מני רבות שיכולות לסייע לחורי תקע העירייה בתקציבה.
תן את הכותרת של הדו"ח מציע אם הפגישה כבר מתוכנן לפתור בעיות או לספק מידע.לדוגמה, אם מנהל התקשר לפגישה כדי ליידע את חברי הצוות כי המכירות ברבעון האחרון גדלו, הכותרת שלך עשויה להיות "מכירות ברבעון השלישי: השפעת נהלי שירות לקוחות חדשים".
דוחות בדרך כלל מכוונים להשפיע על פעולות של מישהו. ציין את המשוב שאתה מצפה - וממנו. לדוגמה, דוח של מפקח בית ספר על עלייה בציוני המבחנים של הסטודנטים עשוי להמליץ למועצת המנהלים לאשר החלטה שהופכת את תוכנית הלימודים הפיילוטית לתכנית קבועה.
