חברות של כל הצורות והגדלים יש פגישות, בין אם זה תאגיד בינלאומי משיקה כונן המכירות מיליארד דולר באירופה או עסק משפחתי קטן מחליט לעדכן את המניות שלהם. לקיחת דקה היא בדרך כלל מרכיב חיוני בפגישות החברה, מתן לחברות שיא מדויק של אירועים חשובים כגון קולות בעלי מניות, סכסוכי עובדים ודיון על אסטרטגיות עתידיות.
פריטים שתצטרך
-
פנקס רשימות ועט
-
דיקטפון או מכשיר הקלטה
בחן את סדר היום מהמפגש הקודם. היו אולי נקודות שהועלו כי צריך מעקב אחר בפגישה הנוכחית. היכרות עם נושאים אלה לפני הפגישה תאפשר לך לקחת מידע מהר יותר ולעשות הערות Briefer.
קלטת את הפגישה עם מכשיר הקלטה אם אתה חושב שאתה עלול להיאבק כדי לשמור על קשר עם דיונים. הקש על הפגישה אומר שאתה יכול לתמלל נקודות רלוונטיות מאוחר יותר עם אילוצי זמן פחות.
לשבת ליד האדם המכהן. זה יאפשר לך לבקש הבהרה על כל נקודות שהועלו כי אתה מוצא מעורפל או לא ממש.
כתוב את השעה והתאריך בראש המחשב הנייד. רשמו לעצמכם את היושב ראש של הפגישה, את הדקה (את עצמכם) ואת המקום.
רשום את כל המשתתפים פרט ליושב הראש ולעצמך. לעבור סביב גיליון נייר ולבקש כל משתתף למלא את שמם. מידע זה ניתן לאחר מכן תמלול דקות מלאים שלך מאוחר יותר ב.
עקוב אחר סדר היום של הפגישה. מפגשים בדרך כלל יש מספר נקודות לדיון. שיחות יכול לעתים קרובות ללכת על משיקים עם זאת, כלומר פריטים לקבל להחמיץ או נדונים מתוך רצף. מקל על המספרים על סדר היום ולשים לב אליהם כפי שהם דנו, גם אם מתוך רצף.
לתעד את כל ההחלטות שנעשו לגבי החלטות על הכללים או לכיוון החברה בעתיד. רשימת האנשים המוצעים להצעות, ואם ההצבעה מתרחש, להקליט מי וכמה הצביעו בעד ההצעה. מסמך כיצד בוצעה תנועה, גם אם על ידי אישור מילולי, הצגת ידיים או הצבעה חשאית.
כתוב את הדקות בהקדם האפשרי לאחר הפגישה. המידע עשוי להיות טרי בראש שלך, כך שאתה יכול להיזכר פרטים נוספים מאשר אם השארת אותו למועד מאוחר יותר.
הקלט את השם שלך בסוף המסמך כדי שעמיתים יוכלו ליצור איתך קשר עם שאילתות לגבי התוכן.
