ישנם סוגים רבים של תקשורת בכתב בשימוש בעסקים. חברות משתמשות בתקשורת כתובה כדי להורות לעובדים על מדיניות החברה, ליידע את הלקוחות על מוצרים ושירותים, ולהעלות למשקיעים אסטרטגיות ארגוניות. המפתח לכתיבת תקשורת עסקית יעילה הוא להתאים את המסר לקהל היעד שלך. כתוב בצורה ברורה, פשוטה ומתומצתת כדי שאנשים יוכלו להבין את המסר שלך בקלות.
הודעות דוא"ל
הודעות דוא"ל הן הצורה הנפוצה ביותר של תקשורת עסקית כתובה, על פי Startupbizhub, אתר הפניה מקוונת. אנשי מקצוע עסקיים משתמשים באימיילים כדי לשלוח מסמכים, להגדיר פגישות, לאשר פגישות ופועלים מועמדים. למרות האגביות היחסית שלהם, הודעות דוא"ל שלך עדיין צריך לבוא כמו מקצועי. ודא שאתה כתובת הדוא"ל שלך לכל הצדדים המיועדים. השארת רק אדם אחד יכול לעכב את האפקטיביות של הדוא"ל שלך. כמו כן, רשום את הנושא הספציפי של הדוא"ל שלך באזור "נושא". הימנע כתיבת פסקאות ארוכות בהודעות הדוא"ל שלך. במקום זאת, לשבור את הטקסט שלך עם פסקאות קצרות נקודות כדור, על פי מגזין פורבס באינטרנט.
הצעות
ההצעות הן מסמכים המתארים פרויקטים עתידיים. לדוגמה, יועצים עסקיים וסוכנויות פרסום להגיש הצעות לחברות עבור פרויקטים או משימות מיוחדות. מנהל שיווק רשאי להגיש הצעה למחלקת המחקר והפיתוח לביצוע מחקרי מוצרים. ההצעות הן בדרך כלל רק אחד או שניים עמודים. חברות רבות להשתמש בטפסים ספציפיים עבור ההצעות שלהם. הקפד לזהות בבירור את כל השלבים והמשימות של הפרויקט בהצעה שלך. כלול את העלויות הקשורות של כל משימה ספציפית גם כן. לדוגמה, רשום את עלויות ההדפסה, הדואר והדואר אם אתה כותב הצעה לפרויקט דואר ישיר.
דיווחים
דוחות הם סוג אחר של תקשורת עסקית כתובה. חברות משתמשות בדוחות כדי ליידע את העובדים על היבטים שונים של העסק. לדוגמה, מחלקת הכספים תכתוב דוחות כספיים כדי לסכם רווח של החברה ומכירות. באופן דומה, מנהל מחקר שיווקי יכול לכתוב דוח המסכם את התוצאות של סקר טלפוני של לקוחות. כתוב את הדוחות בפורמט מובנה. ספק מבוא קצר לדוח שלך. לדוגמה, ספר למנהלי המחלקות כיצד ומתי אתה ביצעת סקר טלפוני של לקוחות. כלול את מטרות המפתח שאתה מתכוון לפרויקט. לסכם את הממצאים בגוף הדו"ח שלך. הוסף תרשימים ותרשימים כדי להבהיר מושגים מורכבים יותר. לכלול סעיף סיכום מנהלים בדוח שלך המדגיש ממצאים מרכזיים או תוצאות. יתר על כן, תמיד לכלול מכתב כיסוי עם הדו"ח שלך להציג את זה למנהלים או למנהלים.
חוברות
חוברות הן ספרות המאפיינות את המוצרים והשירותים שלך. חברות להשתמש חוברות למכור מוצרים או לסייע לנציגי מכירות עם שיחות המכירות. חברות לייצר חוברות בצורות וגדלים רבים. כמה חוברות הן בגודל מכתב ואילו אחרים מקופלים במחצית או שלישים. השתמש צבע ותמונות בחוברות שלך תכונה המוצרים או השירותים העיקריים שלך. לשבור כל דף של החוברת שלך עם שפע של שטח ריק, מה שהופך את החוברת יותר קריא.
