עסקים אשר שומרים על המלאי להשתמש במלאי מערכות לנהל את רמות המלאי במחסן, כמו גם במפעל. חברות אלו צריכות להכריע בין מערכות מלאי תקופתיות ומערכות מלאי מתמיד. עם כל מערכת, החברה עדיין צריך לקחת מלאי פיזי לפחות פעם בשנה. מלאי פיזי מספק כמה יתרונות לניהול העסק.
מערכות מלאי
מערכות מלאי עומדות בצרכים של העסק על ידי מתן מידע לגבי כמויות מלאי וערכים דולריים. מערכות מלאי רבות מספקות מידע לגבי מיקום המחסן הספציפי של המלאי והכמות המוחזקת באותו מיקום. עובדי המפעל והמנהלים משתמשים במידע זה כדי לאתר פריטים ספציפיים למשלוח ללקוחות או לקבוע אם החברה צריכה לסדר מחדש את פריט המלאי, משום שהמלאי הזמין ירד. מערכות מלאי גם מספקות מידע למחלקת הנהלת החשבונות לגבי שווי המלאי שבבעלות החברה.
מלאי תמידי
מערכת מלאי מתמדת מעדכנת בכל פעם שהמחסן מקבל מלאי מהספקים, וכן בכל פעם שמלאי האספקה במחסן לקוח. מערכת המלאי הנצחית מספקת את יתרת המלאי בכל נקודת זמן. איזון זה ממשיך לעדכן. חברות רבות משתמשות סורקים ברקודים בקלות שיא שינויים שינויים יתרות המלאי. חברות אלו סוקרות את מלאי המלאי כאשר הן נשלחות או מתקבלות, ומעדכנות אוטומטית את היתרה במערכת המלאי.
מלאי פיזי
מלאי פיזי מורכב מספירה ידנית של כל פריט מלאי והשוואתו לכמות שנרשמה במערכת המלאי. חלק מהחברות מפרידות עובדים לשתי קבוצות, כאשר קבוצה אחת מונה את כל הפריטים ואת הקבוצה השנייה שמספרת כל פריט. זה מאפשר לחברה להשוות את שתי הספירות לכמות שנרשמה במערכת ולזהות בעיות מלאי פוטנציאל. ספירת מלאי פיזית מאפשרת לחברה לקבוע כראוי כמויות מלאי, לזהות התאמות מלאי הדרושות ולחקור את השונות.
התאמת מלאי
לפעמים חברות מגלות פערים בין הכמויות בפועל במלאי לבין המלאי שנרשם. כאשר זה קורה, החברה רושמת התאמת מלאי לתקן את יתרת המלאי במערכת. כמויות ההתאמה נובעות מהשוואת הכמות בפועל לכמות המערכת. מטרת התאמת המלאי היא להפוך את מערכת המלאי לשווי המלאי בפועל שבבעלות החברה.
שונות במלאי
לאחר ביצוע מלאי פיזי, חברה חוקרת את השונות הכמותית שהתגלתה כדי לקבוע את הסיבה לשונות. הבדלים בדרך כלל נובעים כתוצאה משגיאות עובדים, גניבה או הרס.
