כיצד לארגן דקות פגישה

פרוטוקולים של פגישות הם מסמכים משפטיים חיוניים עבור מלכ"רים, סוכנויות ממשלתיות, חברות ותאגידים. הם מספקים תיעוד של תהליך קבלת ההחלטות. הדקות נבדלות מהכתיבה. הם אינם תמליל של מילה למילה של מה שקרה בפגישה; במקום זאת, הם תיעוד של מי השתתף, מה דנו, כל הקולות שהיו יצוק מה הוחלט. הדקות נשמרות במשך מספר שנים.

היכונו להקליט דקות מדויקות

סקירת סדר היום של הפגישה. זה יאפשר לך לתכנן פריטים בסדר היום חשוב שעליו תצטרך לרשום הערות. תוכלו גם לקבל תחושה של כמה משתתפים לצפות.

טיוטת גיליון משתתפים. זה יכול להיות פשוט כמו פיסת נייר עם הכותרת של הפגישה ואת תאריך בראש עם מספר שורות ממוספרות. תוכלו להפיץ את זה בתחילת הפגישה עבור המשתתפים לחתום.

ודא כי ציוד ההקלטה שלך פועל כהלכה. אתה יכול לבחור לרשום את הפגישה על מחשב נייד, או עם עט ונייר, או על ידי הקלטה של ​​הפגישה. אם הפגישה תכסה מידע רגיש, דון בהקלטה עם היו"ר ותסביר את כוונתך להשתמש בהקלטה רק כדי להבטיח את דיוק הפרוטוקולים.

יצירת דקות פגישה להקליט

לרשום הערות במהלך הפגישה. דגש על הנושא של כל דיון ולהשאיר פרשנות. לדוגמה, שים לב כי הקצאת המימון עבור בניין חדש נדונה, אך לא לציין כי "הדיון היה רגשי מחומם." שים לב מי הציע כל תנועה ומה נפתרה.

יצירת מסמך זה יהיה דקות הפגישה הרשמית. זה צריך להיות באותו פורמט כמו פגישה מוקדמת דקות. שקול להשתמש בשישה חלקים: קריאה להזמנה, שיחת טלפון, אישור של פרוטוקול פגישה אחרון, נושאים פתוחים, עסקים חדשים ודחייה. כל אחד מהם מספק סיכום קצר וניטרלי של הדיון או הפעילות. אם היה מספר הצבעה, כלול את המספר. אם הצבעות לא נספרו, המדינה רק כי ההצעה היתה "נשאה" או "נכשל". צור רווח עבור דקות להיות חתום על ידי עצמך כמו הערה taker ואת יו"ר, אשר יאשר את הדקות.

הפיצו את הפרוטוקולים לחברי מועצת המנהלים בתוך שבוע מהישיבה, ואם הפגישה היתה ציבורית - הגישו אותם כרשומה ציבורית. בצע שינויים ותיקונים לפי הצורך. עיין בהערות שלך או בהקלטה שלך של הפגישה אם יש צורך בהבהרה.

חנות פגישה דקות קבצים החברה

רשום את פגישה עם פגישות של פגישות קודמות. אתה יכול לשמור את הדקות בתוך קלסר, מאורגן על ידי הוועדה או מועצת המנהלים, ועל סדר כרונולוגי. מאז פגישה דקות רשומות משפטיות, לשמור אותם במשרד הראשי.

מחק את ההקלטה שביצעת בפגישה, אלא אם כן המדיניות של הארגון שלך היא לשמור את הרשומה. ברגע שהדקות שלך הן סופיות, בדרך כלל אין צורך לשמור את הגיבוי הזה, ותוכנו עשוי להיות רגיש או סודי.

העתק והפץ את פרוטוקול הפגישה בתחילת הפגישה הבאה. אלה יאושרו כנקודת המוצא הראשונה.

טיפים

• עיין בתבניות הפגישה אם יש צורך. למד כיצד דקות ישנות נשמרו, או לחפש באינטרנט עבור "פגישה דקות תבניות".