תזכיר - קצר תזכיר - היא תקשורת בכתב כי רשומות מידע להיות משותף עם קבוצה של אנשים בסביבה מקצועית. למרות תזכורות ניתן לעצב במגוון של תבניות, חשוב לכלול את החלקים המשמעותיים של תזכיר, כך תזכיר שלך ישמש כלי תקשורת יעיל.
כותרת
תזכיר חייב להיות כותרת המציינת את השולח, הנמען, התאריך והנושא. כאשר אתה כולל את שמו של הפרט על התזכיר, לכתוב את תפקידו אחרי זה. כלול את שם העבודה שלך לאחר השם שלך בשדה "מאת". הכותרת מופיעה בראש התזכיר, לפני הטקסט. אם התזכיר הוא דחוף, זה יכול להיות נוהג נפוץ במשרד שלך לכתוב את המילה "דחוף" בחלק העליון של הכותרת.
הסקירה, המופיעה אחרי הכותרת, מסבירה בקצרה את תוכן התזכיר. בסקירה, הצג את מטרת התזכיר, כגון להציג רעיון או להגיב למשימה שניתנה לך. הסקירה נותנת לקורא מושג בסיסי על מה היא מזכירה, כך שהיא יכולה להחליט אם לקרוא את התזכיר מיד או מאוחר יותר.
הקשר
קטע ההקשר של ההקשר נותן רקע למידע המוצג. זה עוזר לקורא להבין את הקשר של תזכיר לעסקאות עסקיות. לדוגמה, אתה יכול לכתוב, "בשל פרוטוקולי הטכנולוגיה המתקדמת …" ביטוי זה, ואחרים כמו זה, לעזור לקורא לשים את התזכיר לתוך הקשר עם מה עוד קורה בעסק.
משימות והחלטות
אם מטרת התזכיר שלך היא להסביר את המשימות שתבצע בתגובה על ההקשר, תוכל לומר זאת בחלק הבא של התזכיר. לדוגמה, אתה יכול לומר, "אני יהיה להסתכל לתוך מחקר שוק עבור הטכנולוגיה …" זה נותן לקורא מושג על הצעדים הבאים שאתה לוקח. אם התזכיר שלך יציג החלטה, אתה יכול לכתוב, "הממצאים שלי מסיקים כי הטכנולוגיה החדשה לא תועיל לחברה שלנו כי …"
פרטים
כמה מזכרים קוראים להכללת פרטים. אם עליך לכלול נתונים סטטיסטיים, נתונים או מידע מחקרי שוק, ציין פרטים אלה בפסקה חדשה. רעיונות תומכים אלה ידועים כחלק הדיון של תזכיר.
סיכום
לעטוף את התזכיר שלך עם מסקנה קצרה כי אומר לקורא מה שאתה מקווה שהוא זכה לקרוא אותו. קטע הסגירה צריך גם לתת לקורא לדעת שאתה מברך שאלות או הערות לדיון.
קבצים מצורפים
אם אתה מתייחס גרפים, תרשימים, מדיניות, דוחות, דקות או מסמכים עסקיים אחרים בתזכיר שלך, לצרף אותם בחלק האחורי של התזכיר. כלול בדף התזכיר פתק בתחתית מסמך אחד או יותר.
