אם אתה נתפס בטלפון עם עמית ארוך מתפתל או לקוח, מה צריך להיות שיחת טלפון מהירה, פשוטה יכול לקחת נתח גדול מחוץ היום שלך. במקום לנסות multitask בזמן המתקשר rambles ב, אתה צריך להשתמש כמה טכניקות טקטיות כדי לסיים את השיחה מהר ככל האפשר מבלי להקריב אדיבות או לעזוב את כללי התנהגות. ברגע שיש לך לטפל בעסק בהישג יד, אתה יכול לעשות יציאה חיננית מנומס מן השיחה.
דגש על הנושא בהישג יד. שמור את השיחה במרכז על המטרה של השיחה ולהימנע נסחף לתוך שיחת חולין. אם האדם שאליו אתה מדבר מתחיל להתרחק לנושא שאינו קשור, בעדינות לנווט אותו בחזרה לנושאים רלוונטיים יותר. אל תפחד להיות קדימה כאשר עושים את זה. אם האדם שאתה מדבר עם נסחף לנושא אחר, להחזיר אותו באומרו, "אבל על …" ואת להזכיר את הנקודה העיקרית שוב. זה יאפשר למתקשר לדעת כי הנושא בהישג יד הוא הדבר החשוב ביותר. גם להזכיר כי אתה "לא רוצה לקחת יותר מדי מזמנו." זוהי דרך חמורה, אבל מנומס, לשמור על שיחת טלפון על המסלול.
שאל שאלות סגורות, כך שלא יכול להיות נסחף מהנושא העיקרי. במקום לשאול כמה זמן טוב לפגוש זה לשאול, "האם 10 יהיה זמן טוב להיפגש?" שאלות סגורות יהיה רק מספר קבוע של תשובות, שתיים או שלוש לכל היותר, וזה ישמור את השיחה ספציפית לנושא בהישג יד.
סיים את שיחת הטלפון כדי לוודא שיש לך לטפל בכל דבר. חזור על הנושא וכיצד הוא מטופל. מהר, "אני אעלה את המידע הזה ואביא לך דו"ח עד סוף היום", מחזק שהכל כבר מטופל.
שאל אם יש משהו אחר שאתה יכול לעשות כדי לעזור, או כל נושא אחר על הנושא כי יש לדון. שוב, לחזק את המטרה של השיחה ולא להידרדר לנושאים אחרים. השתמש בביטויים כגון "אז, האם זה פותר את הבעיה שלך עם דוח ההוצאות?" או "האם יש משהו אחר שאני יכול לכלול בחבילה הזו בשבילך?" כאשר השיחה שלך מגיע למסקנה שלו, האדם בצד השני סביר להניח להודות כי, לא, אין שום דבר אחר על הנושא הזה כדי לדון.
תודה המתקשר על זמנו, או על התקשרות (תלוי מי יזם את השיחה). תן לו לדעת שאתה תהיה מעקב בכל דרך המתאימה למצב. השתמש מהירה "שיהיה לך יום טוב" או "תודה על התקשר" כדי לסיים את השיחה. הימנע מפרידה ארוכה שבה אתה מחליף יותר מדי נימוסים.
טיפים
-
אם אתה יודע שלעמית מסוים יש נטייה לדבר זמן רב מדי, שלח אימייל בכל הזדמנות אפשרית כדי לטפל בבעיות או לשאול שאלות.
