בהקשר הארגוני, השיחות על עתודות התקציב ועל עתודות הניהול כרוכות באנשי צוות מגוונים כמו רואי חשבון, מנהלי אסטרטגיה, ראשי מחלקות ואנליסטים פיננסיים. להוטים למנוע משבר נזילות בפעילות התאגיד, אנשי מקצוע אלה לקחת קשה להסתכל על דוחות כספיים, לקבוע אם העסק יש מספיק משאבים לחיילים על, תחרותי.
עתודות תקציב
עתודה תקציבית היא קרן גשום שהחברה מקצה לממן פעילויות תפעוליות אם האירועים השליליים והבלתי צפויים פוגעים בעמדת הנזילות שלה או מקשים על העסק לגשת לכסף בכספות הארגוניות. במילים פשוטות, העתודה היא כספה של החברה האוצר המטמון כך העסק יכול לפעול במשך תקופה מסוימת - אומרים, אחד, שניים או שלושה חודשים - עד שמצב המזומנים שלה משתפרת. ראשי המחלקות מעריכים באופן כללי את עתודות התקציב במונחים מוחלטים או יחסיים. לדוגמה, היתרות עשויות להסתכם ב -10 מיליון דולר או לייצג שלושה חודשים של תקציב שנתי של החברה. החל משנת 2011, המליצה האיגוד הארצי של קציני המכללות והאוניברסיטאות למכללות ולאוניברסיטאות להוות 25% מתקציב ההפעלה שלהן בעתודות.
ניהול עתודות
ניהול רזרבות מייצגים כסף, זמן או תקציב משאבים כי מנהיגות ארגונית מקצה בצד חשבון עבור חלקים של הפרויקט כי ראשי מחלקות וספקי שירות לא יכול לחזות. כמו כן, ידועה עתודה לניהול, מסייעת למנהלים בכירים למנוע שיבושים בלתי צפויים מהשלכת פרויקט מחוץ לקילטר. אם תבוטל, תרחיש זה עשוי להנחות כעס שותף עסקי או לגרום להפסדים תפעוליים, במיוחד בהסכמים חוזיים הדורשים השלמת יוזמה בתוך פרק זמן מוגדר. לדוגמה, אירועים כגון תאונות תעסוקתיות ותנאי מזג אוויר קשים עלולים להביא להפסקת עבודת הפרוייקט ולהניב עלויות רבות יותר; רזרבות ניהול לעזור למנהלי הפרויקט לשמור על היוזמה קורה כאשר אירועים אלה קורים.
מערכת יחסים
עתודות התקציב ורזרבות הניהול קשורות באופן שבו החברה מנהלת את פעילותה. הראשונה קשורה לתהליכים עסקיים קבועים, בעוד שהאחרון חל על מצבים ספציפיים ועל אירועים חד פעמיים, כגון פרויקטים, תוכניות ותהליכי תהליך פנימיים לטווח קצר. על ידי חישוב מדויק ניטור עתודות הפעלה, ראשי המחלקה להקל על דעתם של שותפים עסקיים. המשקיעים כבר לא צריך לחשוף את הדאגה לניהול החברה על גורלו של העסק אם התנאים הכלכליים הופכים חמוץ.
מחלקה בין-משרדית
עבור עתודות תקציב וניהול כדי להיות אפקטיבי, מנהיגות ארגונית לעתים קרובות שואל ראשי מחלקות לעבוד במקביל לתכנן את התוכנית הטובה ביותר לשמור על מצב המזומנים של החברה בזמנים טובים ורעים. שותפות זו תורמת לקיימות תפעולית, לרווחיות לטווח קצר ולתכנון המשכיות עסקית נאותה. התרחיש האחרון הוא דוגמה מושלמת, משום שתוכנית המשכיות התכנון דורשת כי העובדים ישתפו פעולה כדי לשמור על תפקודים קריטיים של החברה במקרה של הפרעה.
