למרות כל הפגישות לא צריך בהחלט בצע "כללי רוברט של סדר", הם צריכים להיות מתוכננים מראש לשמור על סדר היום שנקבע. אחד הדברים הגרועים ביותר שיכולים להתרחש בפגישה הוא כאשר המנהיג מאבד שליטה על המשתתפים ואת הדיונים ללכת בכיוונים רבים. במקרים כאלה, מעט או לא נעשה דבר, והפגישה מסתיימת בזבוז זמן מוחלט וסימן נגד המתקן.
פריטים שתצטרך
-
אג'נדה
-
כריות נייר
-
עפרונות
-
חומרים ואודיו חזותיים וציוד
תכנון סדר יום מסוים, גם אם רק פריט אחד עומד להיות מכוסה. תן התרעה מספיק לכל מי הוא לתת דו"ח. סדר היום מסביר לכולם את הסיבה לקיומה של הפגישה ולמטרה הסופית. סדר היום צריך להיות גם מסגרת זמן, אז מי להשתתף ללמוד איך לתכנן את שארית היום שלהם.
לספק את הדיירים עם עותק של מסמכים כי הם הולכים לדון כמה ימים לפני הפגישה. בקשו מהם להיות מוכנים לדבר על הדו"ח ולהיכנס למחשבותיהם ולהערותיהם. אתה לא רוצה שאף אחד קורא את העיתון בזמן שאחרים מדברים על זה.
הרחבת ההערכה לכל אדם התורם לפגישה. נסו לקבל קלט מכל אדם נוכח ולהודות לכל אחד על השתתפותה עם תגובה אישית.
שלח לכל אחד מהמשתתפים מכתב מעקב עם הנקודות העיקריות שנעשו במהלך הפגישה. אם זה מפגש רשמי עם הערות שצולמו, כל אדם צריך אלה כדי לסקור לפני בפעם הבאה הקבוצה נפגשת.
טיפים
-
אל תתנו לאדם לבוא באיחור לכל פגישה. להיות מאוחר פעם או פעמיים זה בסדר, אבל בכל פעם מראה חוסר כבוד מוחלט.
אזהרה
אם נראה כי הפגישה תפעל יותר מעשר דקות לאחר שצוין על סדר היום, לקחת הצבעה על אם להמשיך או להיפגש שוב.
