האשראי הוא בלב העסקאות העסקיות. עסקים להרחיב אשראי ללקוחות לבצע רכישות באשראי. עם זאת, לפעמים לקוחות ליפול מאחור על התשלומים שלהם וחברות למצוא את עצמם עם החוב unollected, אשר מפחית תזרים מזומנים. מדיניות אשראי עדכנית מסייעת לחברה לנהל באופן יזום את החשבוניות שטרם נפרעו. מרכיבי המפתח של מדיניות האשראי הם מטרות ואחריות, ניתוח אשראי ואוספים.
מטרות ואחריות
מטרות מדיניות האשראי הן להקטין את סכומי החשבוניות שטרם נפרעו ואת הוצאות החוב. חברות יכולות לקבוע ערכי ביצועים שונים, כגון מספר הימים הממוצע שחשבונו חלף, וערך הדולרים הכולל של החשבוניות שטרם נפרעו. לדוגמה, חברה יכולה להגדיר מגבלות על מספר הימים המרבי שחשבון יכול להישאר מאוחר מדי לפני שהחברה כותבת אותו ומסירה את זכויות האשראי של הלקוח. הגדרת האחריות הארגונית חשובה גם משום שהיא מקימה שרשרת אחריות ומניעת כפילויות ובלבול. לדוגמה, למנהלי הקמעונאות של החברה עשויה להיות הסמכות לאשר את גבולות האשראי עד 500 $, אבל מחלקת הכספים של החברה יצטרכו לבחון בקשות אשראי של סכומים גבוהים יותר.
ניתוח
מטרת ניתוח האשראי היא להבחין בין הלקוחות אשר משלמים בזמן לבין אלה שאינם. מדיניות האשראי צריכה לציין את הפורמט של טופסי בקשת אשראי ולקבוע הנחיות ברורות לבדיקת יישומים אלה. בהתאם לגודל בקשת האשראי, קציני אשראי ומנהלים יצטרכו לעיין בדוחות אשראי של Dun & Bradstreet, דוחות כספיים, היסטוריה תפעולית ומידע נוסף מטופס הבקשה לפני מתן אישורי אשראי. ניתוח צריך להיות תהליך מתמשך, כי שינויים בתנאים העסקיים והכלכליים עלולים להשפיע על הבריאות הפיננסית של חברות בודדות או תעשיות שלמות. ניהול אשראי פרואקטיבי עשוי לדרוש מחברה לדחות בקשות אשראי מחברות מסוימות ולצמצם או לבטל את מסגרת האשראי של אחרים.
אוספים
מטרת מדיניות הגבייה היא להקטין את החשיפה של חוב אבוד של חברה. ההסתברות של אוסף טיפות במהירות כמו גילאים החשבון. במילים אחרות, ככל שחשבון ארוך יותר, כך קשה יותר לאסוף את יתרת החוב. נהלי גבייה בדרך כלל תלויים בגודל ובערך הדולרי של החשבון המאוחר. עסק קטן עם מספר מוגבל של חשבונות עשוי לנקוט גישה מותאמת אישית לאוספים באמצעות שיחות טלפון או אפילו ביקורים אישיים. עסק גדול עם מאות חשבונות עשוי לאמץ מערכת הדרגתית של הסלמה. לדוגמה, ייתכן שתשלח תזכורת בדוא"ל כאשר החשבון ייפסק בעוד שבעה ימים ויזום איש קשר טלפוני לאחר שחשבונך יגיע לשבועיים או יותר.
שיקולים אחרים
יתר מרכיבי מדיניות האשראי כוללים את תנאי המכירה, תקופת האשראי והנחות במזומן. תנאי אשראי נפוצים כוללים "נטו 30" ו "2/10, נטו 30." המונח "נטו 30" פירושו תשלום מלא בתוך 30 יום. המונח "2/10" פירושו שלקוח מקבל 2% הנחה אם הוא משלם את החשבונית המלאה תוך 10 ימים. סעיפים נוספים עשויים לכלול תיאורים של אתיקה, איכות, דיווח וניהול פנימי ושמירת רשומות.
