התכתבות עסקית היא בדרך כלל תמציתית ומאורגנת היטב, כשהמחשבות של הכותב מוצגות בצורה תמציתית מספיק כדי להתאים לדף אחד. עם זאת, יש פעמים כאשר המסר שאתה צריך להעביר דורש שני עמודים. כראוי עיצוב הדף השני של מכתב העסק שלך מבטיח כי הקורא לא להתעלם מחשבות הסופי שלך.
עיצוב כותרת הדף השני
פורמט כותרת העמוד השני שתבחר תלוי בך, אך עליו תמיד לכלול לפחות את השם המלא של האדם שאליו כתוב המכתב. כותרת העמוד השני יכולה לכלול גם את מספר הדף ואת תאריך המכתב.
כמה סופרים מעדיפים להשתמש בשורה אחת בדף השני של מכתב העסק שלהם. זה ידוע בתור פורמט אופקי. לדוגמה, הם מקלידים את שם הנמען בשוליים השמאלניים המרוחקים, מרכז את מספר העמוד ומקלידים את התאריך מוצדק לשוליים הימניים. באמצעות פורמט זה, זה כמעט נראה כי אתה יוצר שלוש עמודות.
דרך נוספת לעצב את הדף השני היא להשתמש בתבנית הבלוק, כלומר להקליד את שם הנמען בשורה העליונה מתחת לשוליים באורך אינץ 'ולאחר מכן להקליד את מספר העמוד בשורה הבאה ואת התאריך בשורה השלישית. לדוגמה:
מר דייווי ג'ונס
עמוד 2
1 באוקטובר 2018
במקום להשתמש בשוליים המתאימים, פשוט עברו על פני מרכז הדף כמעט עד לשוליים הימניים. כאשר הקוראים מסתכלים על הדף השני, הדבר הראשון שהם רואים הוא השם שלהם, את מספר הדף ואת התאריך. בדרך זו, אם תבחר להדק את הדפים הראשונים והשני, האזור המצומד לא יכסה את הכותרת בעמוד השני.
ברגע שיש לך את הכותרת במקום, אתה צריך להשאיר שלושה שורות ריקות לפני כולל שאר מכתב העסק שלך. ודא שיש מספיק טקסט כדי להצדיק דף שני. אם יש לך רק שורה נוספת או שתיים, נסה לחתוך את המכתב כדי להתאים לדף אחד. כמו כן, ודא כי אתה לא מתחיל את הדף השני של המכתב שלך באמצע משפט. במידת האפשר, להתחיל פסקה חדשה על הדף השני, כך המכתב שלך זורם טוב יותר.
יצירת שולי העמוד השני
אם יש לך מכתב עסקי בן שני עמודים, ייתכן שתרצה להדק את שני הדפים יחד. עם זאת, זה מקובל אם אתה פשוט לקפל את שני הדפים של המכתב שלך כך שהם משתלבים במעטפה. אם אתה מצרך את הדפים, הקורא כמובן יודע שיש יותר את ההודעה מאשר את התוכן בדף הראשון. עם זאת, אם תבחר לא מצרך, ודא כי אתה מתחיל את העיצוב מספיק רחוק מהקצה העליון של הדף השני, כך הקורא מבין את הדף השני הוא בדיוק כמו חשוב כמו הראשון. שולי אינץ 'בחלק העליון של הדף הוא מקובל. זה המקום שבו תתחיל את כותרת הדף השני.
קבל את זכות המידע של הנמען
מכיוון שהדף השני של מכתב העסק שלך מכיל את שמו של הנמען, חשוב שתקבל את שם הנמען באייתור נכון בדף הראשון של המכתב, ולאחר מכן את הכתובת הנכונה ואת כתובת הדואר. בעמוד הראשון של מכתב העסק שלך, המידע של הנמען מתעד את התאריך ואת כתובת החזרה שלך.
אם אינך בטוח לגבי האיות של מידע מהנמען, בדוק את אתר האינטרנט של החברה או התקשר למזכיר החברה או לפקידת הקבלה. אל תסכן את עצמך ואת הפגיעה הנמען באמצעות מידע שגוי או מיושן.
