מחלקות חשבונאות לנצל מגוון רחב של ראשי תיבות כדי לזהות אחריות, מחלקות או סוכנויות ממשלתיות. בעוד כמה ראשי תיבות הם ספציפיים לתעשייה, אחרים קיימים אוניברסלית. A / P מייצג את מחלקת "חשבונות זכאים" ברוב החברות.
תפקידים
חשבונות חשבונות מחלקות להשתנות בגודל מאדם אחד לאנשים רבים בכמה רמות פיקוח שונות. חשבונות לפקידים הפקידים להזין נתונים מחשבוניות למערכת החשבונאית להתאים את החשבוניות לתיעוד הגיבוי. מפקידים זכאים לפקח על עבודתם של חשבונות לפקידים לפקודת ולהגיב לשאלות של מחלקות אחרות לגבי תשלומי החשבונית או יתרות הספקים. מנהלי חשבונות זכאים להוביל את המחלקה על ידי תכנון תפקידים בודדים בתוך המחלקה, תקצוב עלויות המחלקה ושיתוף פעולה עם מנהלי חברות אחרות בקבלת החלטות.
אחריות
מחלקת חשבונות זכאים מקיימת אחריות לתשלום חשבוניות במועד. ספקים רבים מציעים הנחות לתשלום חשבוניות במסגרת זמן מסוימת. את חשבונות payable המחלקה עוקבת אחר תאריכי יעד יחד עם תאריכי הנחה כדי להבטיח את ההנחות הגדולות ביותר בחברה. מחלקת החשבונות חייבים לוודא שכל חשבונית מדויקת לפני התשלום. הקואורדינטות של חשבונות זכאים בודקות הדפסה עם חתימת ההנהלה על המחאה. המחאות וחשבוניות חייבים להיות גם כלואים.
שליטה פנימית
בגלל כמות הכסף המשתנה הידיים דרך מחלקת חשבונות payable, הבקרה הפנימית חייבת להיות בעדיפות. שמירה בסיסית על ההמחאות מושגת באמצעות נעילת בדיקות ריקות והגבלת הגישה למפתח.אימות חשבוניות קובע אם כל חשבונית מדויקת ותקפה. החובות מתחלקים בין חברי צוות שונים כדי להבטיח שאף חבר צוות אחד לא יוכל לגשת למערכת כולה ללא ביקורת של אדם אחר.
שיפור תהליכים
הדפסת בדיקות היא לעתים קרובות תהליך ידני, המחייב עבודה אנושית עבור משימות מייגעות, כגון מלית מעטפות. שיפור תהליכים מקטין את הצורך של עובדים עובדים על עבודה לא ערך מוסף ומאפשר לעובדים להתמקד בעבודה אנליטית. השיפורים כוללים את השימוש בתשלומים אלקטרוניים ומערכות אישור אלקטרוניות.
