פגישה חשובה? כונן הדם הקרובה? יכולות להיות סיבות רבות לשלוח תזכיר עסקי משכנע. כל תזכיר מופץ חייב להיות כתוב היטב כי זה מייצג אותך ואת המחלקה שלך. וכמובן, אתה רוצה לשכנע אנשים להשתתף, להירשם, לתת או מה שאתה מבקש מהם לעשות. בעקבות מספר הנחיות בעת כתיבת מזכרים משכנע יכול לעזור לך לקבל את התוצאות הרצויות.
זהה את הקהל שלך
להבין את הקורא או את קהל היעד. תזכיר לצוות שלך עשוי להיות שונה בנימה מתזכיר לדירקטוריון. אמנם תמיד מקצועי בטבע, כמה תזכירים צריך להיות רשמי יותר בדיבור. גורמים אחרים, כגון גיל, מין ורמה חינוכית, עשויים גם הם למלא תפקיד בכתיבת תזכיר משכנע.
מדינת הנושא שלך
זה אולי נשמע טיפשי, כי אתה חושב כמובן שאתה יודע מה התזכיר שלך יהיה על. אבל, כתיבת נושא ברור עבור המכתב שלך עוזר לך להתמקד בדיוק מה שאתה רוצה שיקרה. ציון זה בקצרה עוזר לך להגיע לנקודה מבלי להוסיף הערות נוספות. ציון הנושא הוא רק לעיונך בעת הכתיבה. אתה לא להכריז על הנושא שלך לקוראים. לדוגמה, הנושא שלך יכול להיות "תמיכה כונן הדם ביום שלישי הבא."
מתאר את התזכיר
או, זאת המילה השנואה מכיתה ז'על פני התיכון, "מתאר". תירגע. זה רק לא רשמי מתאר מה הקורא, מה אתה רוצה שהוא יעשה ולמה הוא צריך לעשות את זה. אף אחד לא יראה את זה אבל אתה; שום דקדוק לא יהיה תלוי על הכתף או לקחת עט אדום על זה כי אתה לא תמיד יש נקודה B ללכת עם הצבע שלך א מתאר זה רק עוזר לך להזמין את המחשבות שלך. המתאר שלך יכול להיות רק נקודות כדור לפי הסדר:
- לתמוך בכונן הדם ביום שלישי הבא.
- כונני דם להציל חיים.
- כל סוגי הדם נחוצים.
- לקבוע פגישה.
הוסף הערות למתאר שבו הפרטים הגיוניים:
- תמוך בכונן הדם ביום שלישי הבא, 25 בספטמבר, 8:00 - 12:00
- כונני דם להציל חיים.
- כל סוגי הדם נחוצים.
- לקבוע פגישה, כך שאתה לא צריך לחכות. שיחה ____
שמור על זה קצר וממוקד
התחל לכתוב באמצעות קווי המתאר והערות שלך. זכור כי הם תזכירים קצרים וממוקדים. תאר בקצרה, אבל בפירוט, מה אתה רוצה את הקורא לעשות, למה, איך מתי. רשימה של היתרונות של נקיטת פעולה. קבלת אנשים להסכים עם מה שאתה מציע ולעשות כפי שביקשת היא המטרה הסופית של תזכיר משכנע. אבל כדי לשכנע אנשים כי מה שאתה מציע הוא רעיון טוב, אתה חייב לתת לקוראים סיבות למה הם צריכים לציית. תגיד לאנשים מה יהיה להשיג ולתת את היתרונות העיקריים של מה שאתה שואל.
עריכה ושכתוב
בדוק שגיאות דקדוק ואיות. בעוד הרעיון מאחורי תזכיר חשוב, דברים קטנים לספור גם כן. תזכיר יהיה משכנע יותר אם הוא כתוב היטב ללא טעויות דקדוק הקלדה. אנשי עסקים יש ציפיות גבוהות. אם התזכיר משכנע אבל יש שגיאות ניכרות, טעויות אלה יפחיתו את השפעתו של האפקט ואת יעילותו. לאחר הטיוטה הראשונה, להגדיר אותו בצד ולחזור אליו בעוד כמה דקות או כמה שעות, תלוי כמה זמן יש לך לפני שאתה צריך לשלוח אותו. קרא שוב את התזכיר וערוך כל שינוי שלדעתך ישפר אותו.
לדוגמה, אם אתה חושב שזה יכול להשתמש יותר שכנוע, לעשות מחקר קטן עובדות משכנעות:
- תומכים בכונן הדם ביום שלישי הבא, 25 בספטמבר, מ -8: 00 ועד הצהריים.
- כונני דם להציל חיים. בשנה שעברה בלבד, ____ השתמשו בדם של דם בבית החולים המקומי עקב מקרי חירום ועירויים. תודה לכל תורמי הדם.
- כל סוגי הדם נחוצים.
- התקשר ____ כדי לקבוע פגישה אז אתה לא צריך לחכות.
בקש משוב ראשון
לפני שתשלח את התזכיר, קבל משוב מאחרים. שאל כמה אנשים אשר דעות לך ערך לקרוא אותו לפני שליחת אותו. תשאלו אם ישכנעו לפעול ואם לא, למה. האזן להצעות כלשהן ונסה לשלב רעיונות שימושיים בתזכיר. מזכר משכנע בדרך כלל לוקח כמה טיוטות לפני שהוא מספיק טוב כדי להיות מופץ.
