איך לכתוב מכתב תלונה לניהול

מכתב תלונה משמש תיעוד קבוע של התלונה שלך עם אדם או ארגון. מכתב כתוב היטב מציין בבירור את הבעיה שבה נתקלת במוצר או בשירות מסוים ואת הרזולוציה הצפויה. בעת כתיבת המכתב שלך, לאמץ צליל רגוע ומקצועי. הימנעו מכל איומים, מעשים לא מכובדים, סרקזם או שפה בלתי הולמת. ברוב המקרים, אתה כותב מכתב לאדם שלא היה אחראי לבעיה שלך, אבל הוא יכול לעזור בפתרון הבעיה.

כתובת המכתב שלך לאדם מסוים. אל תשתמש "אדוני היקר" או "למי זה חשש". טלפן למרכזיית החברה ובקש את השם והכותרת של המנהל המתאים. אשר את האיות הנכון בשמה. אם אינך יכול לזהות שם, השתמש בכותרת המתאימה כגון "מנהל שירות הלקוחות".

השתמש בעט ובנייר או בגירסת טיוטת תוכנית עיבוד תמלילים כדי לרשום את כל הפרטים הנוגעים לתלונה שלך. כלול מידע כגון שם המוצר ותיאור, מספר הזמנה, שם מותג, מספר דגם, מחיר ותאריך הרכישה. העתק את כל המסמכים הקשורים לתלונה שלך. קרא שוב את כל המידע וודא שהתלונה שלך לגיטימית.

התחל את המכתב בנימה חיובית. השתמש בפסקה הראשונה כדי לדון כמה היבטים חיוביים של הארגון. לדוגמה, תוכל לציין את נאמנותך למותג או לכל עסקה ספציפית עם אנשי החברה. לדוגמה, "בעבר, נהניתי לבקר את החנות שלך, רבים ממקורבי המכירות מברכים אותי בשמם ומסתלקים מהדרך כדי להבטיח שאני מרוצה מהרכישות שלי".

ציין את מהות התלונה שלך בפסקה השנייה. כלול את כל הפרטים שהקורא צריך לדעת כדי לעבד את התלונה שלך. לדוגמה, "בתנאים של הערבות שלי 30 יום, אני מחזיר את המסך רכשתי ב -7 במארס 2011, עבור $ 373.89. המצורף הוא צילום של הקבלה." אל תשלח עותקים מקוריים של קבלות או מסמכים אחרים.

השתמש בפסקה השלישית כדי לציין בבירור את הציפיות שלך. לדוגמה, "מכיוון שהטוסטר אינו פועל כפי שצוין על ידי היצרן, אני מצפה להחזר מלא ומיידי בסך $ 47.83 בתוספת דמי ששילמתי עבור החזרת הטוסטר, ואני אחכה ארבעה שבועות לתגובתך, אם לא אשמע ממך, אני ייצור קשר עם Better Business Bureau ".

טיפים

• כלול את שמך, כתובתך, מספר הטלפון שלך וכתובת הדואר האלקטרוני שלך. כתוב פסקאות קצרות ושמור על אורך המכתב לעמוד אחד. שאל חבר מהימן או קרוב להגהה את המכתב שלך. בנוסף לבדיקת איות ודקדוק שגיאות, היא חייבת להבטיח את הטון של המכתב הוא מתאים.