כמעסיק, אתה אחראי לשליחת הצהרות מס 2 לכל עובד עד ה -31 בינואר. שמירה על עותקי ה- W-2 שלך בקובץ במשך מספר שנים מגינה על טענות שלא שלחת אותם בזמן ומשמשת כהגנה ב ביקורת.
דרישות שמירת רשומות
שירות מס הכנסה פנימי יכול לבדוק את החזרת המס של עסק קטן עד שלוש שנים לאחר הגשת, על פי האתר המשפטי Nolo. מס הכנסה מעודד בעלי עסקים לשמור את כל מסמכי המס, כולל W-2s, לפחות ארבע שנים לאחר הגשת. Nolo מציע הצעה שמרנית עוד יותר של החזקת רשומות במשך שש שנים לפחות לאחר הגשת.
סיבות להחזיק
בנוסף לשימוש בדוחות W-2 כתיעוד בביקורת, אתה רוצה להחזיק אותם במקרה העובדים טוענים שהם לא קיבלו עותק. העובדים מכוונים לפנות אליך אם הם לא מקבלים W-2 בתוך שבועיים מיום 31 בינואר. בשלב זה, ייתכן שיהיה עליך לשלוח עותק נוסף. כמו כן, עליך לשמור עותקים של מס העסק שלך, כולל תשואות שעליהן דיווחת על הכנסה לעובד, לפחות שש שנים.
