תיעוד הפגישות דקות כראוי דורש הרבה ארגון ותשומת לב לפרטים. מכיוון שפגישות דקות הופכות לעתים קרובות למסמכים משפטיים, חשוב לסכם את הדיונים בצורה מדויקת. ליצור עותק גיבוי ולאחסן אותו במקום מאובטח, ולהפיץ עותקים נוספים לצדדים רלוונטיים. עם תרגול, זה הופך להיות הרבה יותר קל לתעד פגישה דקות מדויק ומדויק.
פריטים שתצטרך
-
מחשב נייד
-
תוכנת עיבוד תמלילים
-
פגישת סדר יום
-
העתק של פקודת הסדר של רוברט
תיעוד דקות פגישה
הגעה מוקדמת, כדי לקבל את המחשב הנייד שלך מוכן ומוכן ללכת. הערה תאריך, שעה, מיקום ורשימת המשתתפים. הקלט כמה שיותר דיון בפגישה ככל האפשר עבור מהירות ההקלדה שלך. אל תדאג לגבי איות או שגיאות דקדוק. אם אתה מתגעגע צעד חשוב, כגון עובר של תנועה או פריט פעולה, זה בסדר לשאול את המשתתפים בפגישה כדי להבהיר את הניסוח. שמור את המסמך מדי פעם כדי למנוע אובדן נתונים.
ערוך את דקות הפגישה שלך בהקדם האפשרי לאחר הפגישה, כאשר הזיכרון של הדיון עדיין טרי. תקן שגיאות כתיב או דקדוק כלשהן וודא שהעיצוב עקבי לאורך המסמך. הכנס סימן "טיוטת" כדי להודיע לקוראים כי הדקות טרם אושרו והופצו רשמית. שמור את הקובץ באמצעות שם קובץ קל לזהות ולהבדיל מאוחר יותר, כגון "StrataCouncilMinutesDecember5".
שלח את הדקות ליושב ראש הפגישה או לאדם אחר המיועד לסקור את הדיון. ערוך את הדקות שוב, על סמך משוב שתקבל. בעת עריכת, להיות זהירים כדי לשמור על שלמות דקות. אל תוסיף כל דיון שלא התרחש, או הסר כל דיון שהתרחש. שמור את הקובץ שוב.
שמור את סימן המים "טיוטה" במסמך עד דקות לקבל אישור רשמי. זה קורה בדרך כלל במפגשים הבאים של אותה ועדה.
ברגע שהוועדה תאשר את הפרוטוקולים, הסר את סימן המים "טיוטה" ושמור את הקובץ שוב. להפיץ את הפרוטוקולים המאושרים לחברי הוועדה במידת הצורך.
טיפים
-
יש להעתיק את חוקי הצוואה של רוברט (או מה שמדריך את הוועדה שלך) להשתמש בה כנקודת התייחסות במהלך הפגישה. זה יכול לעזור לך להקליט ההליכים פגישה כראוי.
חלק מהאנשים עדיין מעדיפים לתעד דקות פגישה באמצעות קצרנות תחילה, ולאחר מכן הקלד את ההערות מאוחר יותר. שיטה זו יכולה לעבוד בדיוק כמו גם לוקח דקות באמצעות מחשב נייד. זה תלוי בהעדפה האישית שלך.
עבור פגישות חשובות מאוד, שקול להשתמש טייפ לבצע הקלטה קולית של ההליכים.
