אתה רוצה את העובדים לנצל את זמן החופשה על פי שיקול דעתם, אבל זה התפקיד שלך כדי להבטיח שיש לך עובדים בכל המחלקות במהלך השנה כל כך עסקים רגיל יכול להמשיך. הדרך היחידה לתאם חופשות עובדים היא ליצור לוח חופשות הורים. אתה יכול להשתמש במגוון של תוכנות מקוונות או על המחשב שלך כדי להשוות לוחות זמנים כראוי לנהל את זמן החופשה של העובד. אתה יכול גם לשמור על לוח שנה נייר אם אתה מעדיף את השיטה.
פריטים שתצטרך
-
תוכנית לוח שנה
-
תבנית לוח שנה
לוח שנה אלקטרוני
נווט לתוכנת לוח השנה הנבחרת במחשב או באינטרנט. קיימות מספר תוכניות ליצירת לוח שנה אלקטרוני כולל תוכניות עיבוד תמלילים, תוכנות יומן או תוכניות מקוונות.
בחר את האפשרות להוסיף יומן חדש, והוסף שם ליומן החופשה הראשי של החברה. שמור אותו בכונן הקשיח או במיקום הרצוי ברשת או באינטרנט על בסיס בחירת התוכנה. לחסום את כל הימים או השבועות כי העובדים לא יכולים לקחת חופשות או להודיע למנהלים של אפשרות זו.
צור את הפרופילים עבור התוכנה שבחרת אשר קובעים את ההרשאות והאפשרויות שיש לאנשים. לדוגמה, אתה והגיבוי שלך זקוקים לזכויות ניהול גלובליות כדי לבצע את כל השינויים, אך ייתכן שהמנהלים יצטרכו להוסיף אירועים עם זמני התחלה ותחנה שאישור מאוחר יותר. הוסף משתמשים ושמות המשתמשים שלהם לתוכנית וצרף להם את הפרופיל הנכון. תן למנהלים ליצור את הסיסמאות האישיות שלהם, או להוסיף את הגנרית שהם יכולים לשנות. לבסוף, כדי להפוך את היומן לנגיש לכל העובדים, צור פרופיל וסיסמה עם אפשרויות הצגה בלבד שכל עובד יכול להשתמש בהם. אם יש לך הרבה עובדים, ייתכן שתרצה ליצור כמה משתמשים גנריים וסיסמאות שיש להם אפשרויות צפייה.
יצירת תבנית אלקטרונית כי העובדים יכולים להשתמש כדי לבקש זמן חופשה מן המנהלים שלהם. הוסף מקום לאישור המנהל שלו. ניתן ליצור תבנית זו מתוך עיבוד תמלילים או תוכנית גיליון אלקטרוני. הפוך תבנית זו לזמינה לכל המנהלים לתת לעובדים שלהם כאשר הם צריכים לבקש חופשות.
דרוש ממנהלי מחלקות לאשר בקשות נופש של עובדים. בקש מהמנהל להקליד את בקשות החופשה ללוח השנה האלקטרוני, אך יש להעביר אליך עותק של בקשת החופשה המאושרת. עסקים מסוימים דורשים ממנהלים להעביר את הבקשות הללו כאשר הם מגיעים, בעוד שאחרים עשויים לדרוש עדכונים בקשת חופשה ליומן ביום מסוים בשבוע. סקור ואשר את החופשות הנוספות לפי הצורך.
הדפס את העתק של לוח השנה לחופשת מאסטר על בסיס קבוע לכתוב אותו בטרקלין עובד, מטבח או חדר הפסקה.
עקוב אחר כל בקשות נופש כדי להבטיח לעובדים יש את הזמן על ספרים לחופשה. הדפס את בקשות החופשה המאושרות ושמור עותק בקבצי העובדים. להעביר עותק אלקטרוני של הבקשה לחופשה כדי לשלם את הרישומים שלהם.
יומן נייר
הורד יומן חינם מהאינטרנט או בחר תבנית לוח שנה מתוכנית שבחרת. הדפס עותק של לוח שנה זה. אתה יכול גם לקבל תבניות לוח שנה ריקות מחנויות האספקה במשרד במידת הצורך. פרסם את לוח השנה במיקום מרכזי, כגון מטבח במשרד, חדר הפסקה או בחדר הדואר.
לחסום את כל השבוע שבו העובדים לא יכולים לקחת חופשה. אתה יכול אפור את האזורים האלה או לשים X גדול על העובדים ימים לא מורידים להמריא.
לדרוש מהעובדים לרשום את בקשות הזמן שלהם ולהעבירם למנהל שלהם לאישור. לאחר שהמנהל יאשר, הבקשה תועבר אליך. לאחר מכן, בדוק את לוח השנה כדי להבטיח את כל תחומי העסק שלך יש את המספר הנדרש של העובדים לפני שתאשר את בקשת הזמן.
הוסף את החופשות המאושרות ללוח השנה של החברה לפי הצורך. העברת בקשות חופשה מאושרות למשכורות ושמירת עותק לקובץ כוח האדם של העובד.
טיפים
-
לפני שאתה להקים חברה חופשה לוח שנה לסקור את מדיניות החברה ואת סעיף ההליך עבור חופשות. אם אין לך חשבון כזה, עליך ליצור את המדיניות ואת הליכי ההליך עבור בקשות לחופשות בעקבות ההליכים שנבחרו ללוחות שנה אלקטרוניים או נייר.
ודא שהמדיניות כוללת מידע המציין בקשות כפופות לאישור המנהל ולזמן החופשה הזמין. כדי להבהיר בעיות כלשהן במדיניות, ייתכן שתרצה לכלול שפה המתארת בסיס ראשון, שירות משרת ראשון עבור הוגנות, אך ציין שכאשר עובדים מרובים חלים על ימי חופשה במהלך אותה תקופה בו זמנית, החגים מוענקים על ידי הוותק.
כלול את טופס הבקשה לסירוגין בפרק ההליכים של מדריך העובדים. העבר עותקים מעודכנים להכללה במדריך בהתאם לצורך.
אזהרה
עיין במדיניות ובנהלים שלך כדי לוודא שהם מצייתים לחוקים ממלכתיים ולפדרליים. בעוד חברות לא נדרשים לתת חופשות עובדים, כאשר הם עושים, הם חייבים לציית החוקים הפדרליים והמדינה בניהול התוכנית.
לכלול תרשים צבירה חופשה במדיניות כך העובדים מבינים כמה חופשה הם זכאים על ידי שנים של שירות שלהם.
