התפקיד המרכזי של מחלקת הרכש הוא לרכוש אספקה או טובין המשמשים להפעלת העסק. בביצוע תפקיד זה, המטרות שלה כוללות בניית ושמירה על קשרי ליבה של הספק, קבלת הערך הטוב ביותר על סחורות ותיאום כל פעילויות התיעוד הרלוונטיות בצורה מדויקת ויעילה.
בנייה ותחזוקה של קשרי ספקים
מבחינה היסטורית, הרכישה מתמקדת בעיקר בשידול הצעות מחיר במטרה להשיג את העלויות הנמוכות ביותר האפשריות. עם זאת, ארגון הבריאות של מדינת יוטה הערות הארגון מדיניות הרכש שלה, כי נכון למועד הפרסום, תהליכי הגשת הצעות תחרותיות משמשים רק לפי הצורך. במקום זאת, חברות רבות מסתמכות על רכישת מחלקות לזהות ספקים פוטנציאליים, אינטראקציה איתם ולפתח יחסי אמון עם הספקים הטובים ביותר. מערכת יחסים זו מחזקת את המטרות המשותפות של הספק והקונה מאפשר גמישות מוגברת או הסתגלות כאשר מכשולים לעכב את הזרימה הטבעית של הלוגיסטיקה והפצה.
מקבל את התמורה הטובה ביותר על טובין
קשורה קשר הדוק להתמקד על שמירה על קשרי הספק היא מטרה להשיג את התמורה הטובה ביותר על הסחורה. "הערך הטוב ביותר" כרוך איזון של מקבל מחירים סבירים ומוצרים איכותיים. משווק, למשל, צריך מחירים טובים כדי להרוויח רווחים, אבל זה גם צריך מוצרים באיכות גבוהה כדי למשוך קונים. לכן, מחלקת הרכש צריכה להשוות את נקודות המחיר של ספקים שונים לאיכות של הפתרונות שלהם. אוניברסיטת אקרון מציינת במדריך הרכש שלה כי מחלקת הרכש המרכזית שלה נושאת באחריות זו בניהול רכישות בכל המחלקות הארגוניות.
תיאום תיעוד רלוונטי
תהליכי הרכש מעצם טבעם כרוכים בניירת ותיעוד רבים. ארגון הבריאות של אוניברסיטת יוטה מציין כי תפקיד של מחלקת הרכש היא לשמור על קבצים החוזה על כל קשרי הספק פעיל, למשל. פעילויות הרכש קשורות גם לחשבונאות בארגונים המשתמשים בתוכנות משאבים ארגוניים המאפשרים פעילות חשבונאית להיות מקושרת ישירות להזמנות רכש קיימות ולתשלומים בחשבונות. במקרים מסוימים התהליך הוא אוטומטי. לכן, הדיוק בהזנת הזמנת הרכש ופרטי העסקה חשוב לאגף רכש כפי שהוא עבור מחלקת החשבונאות.
