מחלקת הרכש במרבית הארגונים היא קריטית משום שהיא מייצגת אחוז גדול מסך ההוצאה עבור הארגון כולו, ומכיוון שהיא שומרת על הארגון שסופק עם הסחורה והשירותים הדרושים לו. העלות של חוסר יעילות ו / או תהליכים פגומים יכול להיות גבוה מאוד שכן הם ישפיעו על הארגון כולו. גם את הפונקציה לרכוש יכול להיות פגיע במיוחד הונאה שכן זה כרוך במזומן תשלומים. ביקורות תפעוליות של מחלקת הרכש יכולות לסייע בביטול פסולת, חוסר יעילות והונאה ובכך מוסיפים ערך לשורה התחתונה של הארגון.
אמץ גישה להערכת סיכונים לפונקציות מחלקת הרכש במקום לנסות ולבדוק את כל הפונקציות על בסיס שנתי. זיהוי פונקציות מחלקת הרכש והערכת הסיכונים הכרוכים בכל אחת מהן. שימוש בהערכת סיכונים הוא חיוני משום שהוא מציב את משאבי הביקורת הפנימית המוגבלים באזורים בהם הם נחוצים ביותר.
הערכת מבנה הבקרה הפנימית של מחלקת הרכש. השתמש במסגרת משולבת COSO להערכה. מודל זה יעזור לשים בקרות בפרספקטיבה ולסייע לקשר פקדים ספציפיים עם פעילויות עסקיות ספציפיות.
לבצע בדיקות של בקרות הקשורות לפעילות העסקית בסיכון גבוה תחת ביקורת.השג או הכין מפות תהליכים של הבקרות הנבדקות וביצע הליכה של כל אחד מבקרות אלה כדי לוודא כיצד הן פועלות. בחר מדגם של נתונים עבור פעילויות עסקיות להיות מבוקר ולבדוק תאימות עם הבקרות הקשורות.
לנתח את התוצאות של בדיקות בקרה לזהות חולשות או כשלים שליטה. ניהול צריך להיות מודעים לסוגי מצבים כאלה אמצעים מתקנת כל כך ניתן לקחת בהקדם האפשרי.
לבצע בדיקות מהותיות על הנתונים המפורטים עבור הפעילות העסקית תחת ביקורת. בדיקות אלו צריכות לכלול נהלים אנליטיים כמו גם בדיקות מקור תיעוד. מאז רכישת מחלקות יוזם במזומן תשלומי הונאה היא דאגה גדולה, רואי החשבון צריך לחפש אינדיקטורים הונאה ו / או חריגות בנתונים במסגרת הליכים אנליטיים.
ביצוע ועידת יציאה עם מנהלי מחלקת הרכש. ספק רשימה של ממצאים וסוגיות שצריך לפתור ולהמליץ כיצד לפתור אותן. אם הונאה נמצא, זה צריך להיות דיווח וניהול העליון מחוץ למחלקת הרכש. לספק למנהלי מחלקות הרכש הזדמנות להציג מידע ו / או ראיות נוספים העשויים לשנות את תוצאות הביקורת ולספק תכנית פעולה מתקנת לפתרון בעיות ומחקרי הביקורת הנותרים.
כתבו את דוח הביקורת לרמת הניהול המתאימה ו / או לדירקטוריון. יש לכלול את תכנית הפעולה המתקנת של מנהלי מחלקת הרכש בדו"ח.
