ייעול תהליך הרכש מחייב יצירת צעדי רכישה ספציפיים כדי למזער את הזמן בין הזמן שבו אדם מבקש פריט וכאשר הוא מקבל אותו. בהתאם לתהליך הרכישה הנוכחי שלך, תוכל לייעל את המערכת שלך על ידי שינוי המעורבים, הענקת סמכויות רכש נוספות וקביעת מדיניות ספקים ספציפיים.
זיהוי חולשות
הצעד הראשון לייעל את תהליך הרכש שלך הוא לזהות מדוע אתה רוצה לעשות זאת. אתה יכול להיות overspending. העובדים שלך עשויים להיות פחות פרודוקטיביים כי הם צריכים לחכות הציוד שהם צריכים. הלקוחות שלך עלול להיות אומלל כי אתה לא יכול לקבל חומרים מהר מספיק כדי למלא הזמנות. הטפסים שלך או אפילו היעדר ניירת יעיל עלול לגרום צווארי בקבוק. ברגע שאתה יודע מה הבעיות שלך ברכישה, אתה יכול לבדוק את התהליך שלך כדי לראות מה עלול לגרום לבעיה.
לרכז או להפסיד
אחת הדרכים לייעל את תהליך הרכישה שלך הוא ריכוז אותו עם אדם אחד או מחלקה. במקום שאיש צוות תלך למנהל המחלקה שלה, ואז ילך למנהל התפעול הראשי, אשר ילך למנהל הכספים, יאפשר לעובדים להגיש בקשות ישירות לסוכן רכש אחד. זה יכול להפחית את הזמן הדרוש כדי לקבל רכישות אושרה כי אדם אחד אחראי על ציר הזמן.
אם כבר יש לך סוג זה של תהליך רכש מרכזי, עם זאת, זו עשויה להיות הבעיה שלך. זה יכול לקרות כאשר סוכן הרכש הוא overwhelmed עם בקשות יש לה מחקר. אם זה המקרה, לשקול שיש מנהלי המחלקה לאשר רכישות הראשון, אשר לאחר מכן להגיש את מחלקת הכספים. כדי להפיק את המרב מסוג זה של המערכת, ליצור תאריך "בשל" על ידי כל הטפסים שלך כדי להבטיח כי כל המעורבים יודעים מתי צו נובע וידעו שהם יהיו אחראים.
הגדל את רשות הרכש
שיטה נוספת לייעל את הרכישה היא לתת לעובדים נוספים את הסמכות לבצע רכישות. זה יכול להוביל overspending אם לא להגדיר פרמטרים ספציפיים, כגון מה סחורות ושירותים עובד מסוים יכול לרכוש, שווי על כמות הרכישות הוא יכול לעשות ומה הספקים הוא יכול להשתמש. שקול לאפשר לעובדים את הסמכות לבצע רכישות קטנות יותר, במיוחד אלה רגילים כי הם בדרך כלל אושרה, כגון ציוד משרדי. אם אתה יכול לשלוט על השימוש בכרטיס האשראי של החברה על ידי עובדים בודדים, כרטיסי אשראי לעובדים עם רכישת הסמכות, המאפשר להם לבצע באינטרנט, לבנים, טיט או רכישות הטלפון ללא צורך לבקש המחאה או כרטיס אשראי הרכישה ממחלקת הנהלת חשבונות. צור מדיניות חברה קפדנית לשימוש בכרטיס אשראי של החברה.
אישור מראש של ספקים
אם חברי הצוות צריכים לחקור ולאשר ספקים בכל פעם שהם מבצעים רכישה, צור רשימה של ספקים מאושרים שהם יכולים להשתמש בהם. זה עוזר להבטיח לך לעבוד עם ספקים אתה יודע ועשויים ליצור נפח רכישה שיכולה להוביל הנחות הספק. הגדרת מערכת קנייה עם ספקים שאושרו, כך שהם לא צריכים להפעיל דוח אשראי על אותך בכל פעם עובד עושה רכישה. תן את הספקים רשימה של עובדים שיכולים לבצע רכישות, או להשתמש בחברה רכישת קוד שאתה נותן כדי לבחור עובדים. בקשה להצעת טופס או תבנית שהעובדים שלך יכולים להשתמש בהם כאשר הם צריכים לקבל הצעות מחיר מרובות בעבודה יאיצו את התהליך על ידי ביטול הצורך של אנשי צוות ליצור מסמכי הצעת מחיר.
שפר את תזמון הרכישות
אם אתה יודע מראש אתה צריך לרכוש מוצרים ספציפיים ואספקה, לוח הזמנים רכישות אלה במהלך פעמים איטי בחברה שלך, גם מראש. זה יכול לעזור להפחית את הרכישות הולך לאיבוד בים של ניירת, המחייב בירורים ברמת המחלקה בקשות מזורז. בקש ממנהלי המחלקות שלך להגיש בקשות רכישה רבעוניות, כולל תאריכי אספקה, וסוכן הרכש שלך ייצור יומן לביצוע רכישות.
