בין אם אתה עובד כותב דו"ח עבור הבוס שלך, או בעל עסק הדיווח למנהל הכללי שלך, הכלי הטוב ביותר הוא "למה, מה- how" מסגרת. מדוע אתה כותב דוח זה? איזה מידע צריך הקורא לדעת? איך תציג את ההמלצות או המסקנות שלך? בעקבות מבנה זה ייתן זרימה לוגית למסמך שלך. זה ייתן הבוס שלך או מנהל את המידע המדויק הדרוש כדי לקבל החלטה עסקית מושכלת.
פוקוס על למה
להבין מדוע אתה כותב את הדו"ח. זה חיוני כי אתה ברור על מטרת הדו"ח, אחרת אתה יכול להתאים את הכתיבה לקהל הלא נכון או להשאיר מידע חיוני. שאל שאלות אם יש צורך. אם הדוח יחולק למספר מחלקות, שקול אם עליך לכלול קטעים בודדים העוסקים בשאלות של כל מחלקה.
להחליט איזה מידע לכלול
אסוף את המידע הדרוש לך, כגון נתונים פיננסיים, תרשימים וגרפים. ראיין את האנשים שדעותיהם רלוונטיות לדוח שלך. לאחר מכן, להחליט על הנקודה החשובה ביותר או נקודות שאתה חושב שהקהל צריך לדעת. התחל על ידי כתיבת כמה פסקאות המדגישות את הנקודות הבולטות, או מבנה המידע שלך לרשימת נקודות של פריטים.
להחליט כיצד להציג את המלצתך
תן את הדו"ח כותרת. תאר בקצרה את פרטי המשימה או את הסיבה לכתיבת הדוח. תאר את שיטת איסוף המידע שלך. לארגן את הגוף של הדו"ח בצורה הגיונית, למשל, על פי נושאים הליבה. הקפד לכלול מספיק מידע כדי להראות כי חקרת את הנושא ביסודיות. סיים את הדוח עם המסקנה או ההמלצה שלך, בהתבסס על הממצאים שלך.
הוסף תקציר מנהלים
חזור לתחילת הדוח והוסף פסקה או שתיים המסכמות את עיקרי הדוח. לחלופין, השתמש נקודות כדור לבנות את הרעיונות שלך. סיכום מנהלים יכול להיות כל כך הבוס שלך יש זמן לקרוא כדי להיות בטוח כדי לכלול את כל המידע הרלוונטי. בקצרה, על מה הדו"ח? מהם הממצאים העיקריים? מה אתה מציע או ממליץ? מה קורה לאחר מכן? ערוך את הסיכום שלך עד שהוא מספק את המהות של הדוח שלך בתוך זמן קריאה של דקה או שתי דקות.
לעצב את הדוח
אם יש מדריך סגנון החברה, הקפד לעקוב אחר זה. אחרת, פורמט את הדו"ח בצורה קלה לקריאה, מה שהופך את העותק קל לסריקה ככל האפשר. השתמש כותרות ברורות לנושאים נפרדים; זה עושה את זה קל עבור הבוס שלך כדי למצוא את הדף הרלוונטי בדוח. שקול להדגיש את העובדות החשובות בגופן גדול או מודגש. לארגן דוחות כספיים, חומרים מודפסים או מסמכים תומכים אחרים בנספח בסוף הדוח.
בדוק ו הגהה
בדוק את הדוח על האיות והדקדוק. בדיקות איות מקוון בדיקות דקדוק הם מועילים, אבל הם לא תמיד מאפשרים הקשר.אם אפשר, יש מישהו הגהה את הדו"ח עם עין beady עבור שגיאות. שאל את המגיה כדי לבקר את הדו"ח באופן כללי. האם השארת מחשבה לא גמורה? האם השתמשת בתעשייה באופן קבוע? האם קל להבין? אל תנסה להרשים עם אוצר המילים הכוכבי שלך - חתור לבהירות במקום זאת.
