מנהלי פרויקטים למלא תפקיד מכריע בביצוע פרויקטים, ועוד ועוד בוחרים לקבל הסמכה להפגין את המומחיות שלהם. PMI (מכון ניהול פרויקטים) מציע אישורים מקצועיים בניהול פרויקטים, כולל הסמכת PMP (Professional Management Professional) אשר מכירה ביכולת להוביל פרויקטים ולספק תוצאות במסגרת תקציב, לוח זמנים ומשאבים. על פי מדד מנהלי הרכש של PMI "מדריך לגוף ניהול הידע של הפרויקט (מדריך PMBOK)," יש חמש קבוצות תהליכים המרכיבות מסגרת לניהול פרויקטים עבור מנהל פרויקט שייקח פרויקט מתחילתו ועד סופו.
יוזמת תהליכים
זהו השלב הראשון בפרויקט - ההגדרה הבסיסית של הפרויקט, אישורו, והבטיחו שהפרויקט יתאים לצרכים העסקיים עוד לפני תחילת התכנון המעמיק.
תהליכי תכנון
לאחר ייזום הפרויקט, תהליכי התכנון כוללים הגדרת יעדים, דרישות, כוח אדם, תקציב, תלות והיקף, וכן הבנת הדרכים להשגת היעדים על פי לוח הזמנים, וכן עם משאבים ותקציב מתוקננים. על מנהל הפרויקט לבנות תוכנית תקשורת טובה לצוות הפרויקט. חלק מרכזי של התפקיד הוא להבין את חילוקי הדעות בין מטרות הפרויקט וכיצד גורמים שונים אינטראקציה זה עם זה - למשל, שינוי בהיקף עשוי להשפיע על עלות הפרויקט ואת לוח הזמנים. מנהל פרויקטים טוב מנהל דרישות מתחרות באופן משולב, עם סדרי עדיפויות המוצר תמיד לזכור. תוכנית הפרויקט שנוצרה בשלב זה תתבצע בשלב הבא.
תהליכי ביצוע
בשלב תהליכי ביצוע, מנהל הפרויקט מרכז צוות, משאבים ותקשורת לבצע את התוכנית. היא נמצאת בקשר מתמיד עם הצוות שמבצע את התוכנית וגם מודעת לכל תלות שמשמעותה שחלקים מסוימים של העבודה חייבים להיעשות תחילה על ידי חבר צוות אחד לפני שחבר צוות אחר יוכל להשלים את משימתם. היא גם מבטיחה הבטחת איכות היא חלק מביצוע. בדרך כלל צריך להיות מספר חזרות ביצוע כדי לעבור את הבטחת האיכות, וככל שהפרויקט מתקרב לסיומו, צריך להיות ניטור מתמיד כדי לוודא שהוא עונה על הדרישות שצוינו.
תהליכי בקרה
מנהל הפרויקט חייב לעקוב אחר התקדמות הפרויקט במרווחי זמן קבועים כדי לוודא את הפרויקט נשאר על הקורס - במיוחד היקף, לוח זמנים ועלות. אם לא, מנהל הפרוייקט אחראי על נקיטת פעולות לשמירה על תוכנית הפרויקט, אשר יכולה לכלול, למשל, הגבלת היקף אם לוח הזמנים והעלות נמצאים בסיכון של מעבר ההקצאה המתוכננת שלהם.
סגירת תהליכים
סגירה של תהליכים כולל קבלת קבלה רשמית של השלמת הפרויקט מלקוח, מחלקה או מנהלים.
