תפקידו של הגזבר הוא, במובנים רבים, התפקיד החשוב ביותר במועצת המנהלים של הארגון. גזבר המועדון אחראי לכל כספי המועדון, הן נכנסים והן יוצאים, וצריכים לשמור תיעוד מדויק כדי להבטיח עמידה משפטית.
גביית דמי חבר
גביית דמי חבר היא עבודה כמעט אוניברסלית של גזבר מועדון. התפקיד של גביית דמי חבר מתחיל עם תחילת שנת המועדון, בין אם זה אוגוסט כמו אופייני מועדוני בית הספר או ינואר כמו עם ארגוני שירות. התפקיד של איסוף דמי חבר הוא פשוט אבל דורש שמירה על הרשומה טובה. גזבר צריך לשמור רשימה של אנשים ששילמו דמי חבר שלהם כדי לשמור על קשר עם החברות במועדון.
לשלם חשבונות
אחד מעבודות הגזבר הוא לשלם חשבונות עבור המועדונים. במסגרת בית הספר, זה יכול להיעשות על ידי דרישות של מנהלי בית הספר בעוד בארגון קהילתי, המועדון בדרך כלל יש חשבון עובר ושב. הגזבר צריך לרשום את כל החשבונות ששולמו ולמה הם שולמו במקרה הצורך הסברים נוספים.
הכנת תקציב
התקציב הוא מסמך היסוד של המועדון. למרות מועדונים מסוימים מעדיפים לתכנן אירוע ואז למצוא דרך לממן אותו, עושה זאת עלולה לגרום ללחץ על המועדון. גזבר המועדון צריך להתעקש על לשים את התקציב לפני תחילת כל גיוס כספים המאמצים. התקציב צריך לכלול את כל ההוצאות, אפילו הוצאות ניהול קטנות.
דיווח על מידע כספי
פגישה ארגונית טיפוסית דורשת דיווח כספי מגזבר המועדון. דוח כספי זה צריך לכלול את יתרות ההתחלה והסיום של כל החשבונות. כל הכסף שנאסף צריך להיות מכוסה, חשבונות ששולמו צריך להיות רשום. הדו"ח הכספי צריך להיות קל להבנה, וגזבר צריך להיות פתוח לענות על שאלות על זה.
הכנת יורש
כאשר נבחר גזבר חדש, הגזבר הנוכחי צריך להכין אותו על ידי הסברת תהליך שמירת הרשומות ומתן היורש להעיף מבט על כל המידע.
