כל עסק חייב להיות שיטה של הקלטה, ארגון וניתוח נתונים כספיים הנובעים מעסקאות יומיומיות. במקרים רבים, עסקים וחברות חייבים לדבוק בעקרונות חשבונאיים מקובלים המחייבים מערכת ספציפית של הנהלת חשבונות וחשבונאות. עסקים קטנים יותר, לעומת זאת, גם צריך את האלמנטים הבסיסיים של הנהלת חשבונות כדי להתכונן מסים לעקוב אחר הרווחים. מערכות הנהלת חשבונות ניתן להגדיר באופן ידני - באמצעות ספרים פיזיים - או באמצעות תוכנות חשבונאות כדי לארגן ולשמור את המידע.
כתבי עת
במערכת הנהלת חשבונות, היומנים הם המקום הראשון שאתה יכול לחפש למצוא מידע מלא על עסקה. יומן כללי, בשימוש על ידי עסקים רבים המעסיקים כפול ערך מערכת חשבונאית, רשומות את החייב ואת סכומי האשראי עבור כל חשבון כמו עסקאות להתרחש. זה יכול גם רשימה קצרה תיאור של העסקה. עסקים מסוימים עשויים להיות כתבי עת מיוחדים, כל אחת להקלטת סוג מסוים של העסקה. לדוגמה, ייתכן שיהיה גם תשלומים במזומן וקבלות תקבולים במזומן, אשר רשומות בדיקות שהופקדו וכתובים במזומן השקיע והופקדו.כתבי עת אחרים כוללים את יומן המשכורות, חשבונות לתשלום חשבונות חשבונות חייבים.
לדג'רס
הנהלת חשבונות חשבונות קבוצת חשבונות על פי החשבון והשפעתה על העסק. קטגוריות בספר החשבונות עשויות לכלול נכסים, התחייבויות, הוצאות והכנסות. כל קטגוריה מכילה קטעים עבור כל אחד מסוגי החשבונות האלה (למשל, חשבונות חשבון). מדי פעם, עסקאות של כתבי עת עסקיים נרשמת או נרשמה ספרי החשבונות. מערכת ספר בסיסית יש אוסף של "חשבונות T", כי כל אחד מהם יש שתי עמודות, אחת לכל חיובים וזיכויים. עם זאת, ניתן להשתמש במערכות של שלוש או ארבע עמודות כדי להקליט מידע אחר, כגון איזון פועל של החשבון.
דפי עבודה
גליונות עבודה נותנים למנהל החשבונות או לרואה חשבון דרך לנתח נתונים ולבדוק את הדיוק של ספרי החשבונאות, כתבי העת ורשומות אחרות המשמשות להכנת דוחות כספיים. גליון עבודה אחד כזה, מאזן הניסוי, מפרט את היתרות של כל החשבונות בספר החשבונות, רושם התאמת רשומות לחשבונות וסוגר חשבונות זמניים. כאשר "מאוזן", יתרות חובה חייב להיות שווה את הזיכויים, אחרת את הספר יש שגיאה שיש לתקן. גליונות עבודה נוספים כוללים גליונות עבודה של ניתוח ופיוס. גליונות עבודה ניתוח לנתח את היתרה של חשבון מסוים. גליונות עבודה של התאמות ליישב את ההבדלים בין שני או יותר כמו סכומים ידועים, כגון כמות המזומנים שהקלטת בחשבון החשבונות ואת הסכום של דוח הבנק מראה.
דוחות כספיים
דוחות כספיים מספקים מידע חיוני על מצבה הכספי של החברה לצדדים חיצוניים. רוב מערכות הנהלת חשבונות להשתמש ארבעה דוחות כספיים עיקריים. המאזן מציג תמונה של המצב הכספי של החברה למועד מסוים, המפרט את פירוט הנכסים, ההתחייבויות וההון העצמי של החברה. מטרת דוח הרווח וההפסד היא להציג את הרווח הנקי לתקופה מסוימת. דוחות על תזרימי המזומנים מראים את העליות והקטנות במזומן לתקופה המתייחסת לפעילות העסקית, לפעילות ההשקעה והמימון של העסק. לבסוף, הדוח של בעלי המניות או פרטי ההון של הבעלים משנה את יתרת העודפים של החברה, תוך פירוט פריטים כגון רווח נקי לשנה ודיבידנדים ששולמו לבעלי המניות.
