דווח על כתיבה מיומנות חיונית בכל רמות העסק. כתיבת דוחות ברורים ותמציתיים היא מיומנות מפתח לתקשורת עסקית יעילה. דוח יעיל, כתוב היטב, יכול להוביל למכירות, ליצור צוותים מלוכדים יותר ותפקוד טוב יותר, לייעל תהליכים ולשפר את הפעילות הפיננסית. דוחות יכולים להתריע על ניהול הזדמנויות הזדמנויות עסקיות, לזהות תחומים שבהם יעילות רבה יותר יכול להתממש ולבסס הליכים עסקיים מלוכדים. כי זה חיוני כל כך לתפקוד של רוב העסקים, כתיבת הדו"ח נחשב לאחד הצורות החשובות ביותר של תקשורת עסקית.
שיקולים
דווח על כתיבה, כי זה כזה חלק חשוב של תקשורת עסקית, חייב להיות מתוכנן היטב. בין השיקולים החשובים ניתן לדעת את הקהל שעבורו נכתבה הדוח, את הסיבות לכתיבת הדוח, את המטרה הסופית שלפיה נועד הדוח ואת העובדים הספציפיים הנדרשים כדי לתרום מידע חיוני להשלמת הדוח. חיוני לקבוע את מספר המשאבים העסקיים שייכנסו לכתיבת הדוח ולהשוות את ערכם של המשאבים הללו לתשואה נטו הצפויה מיצירת הדוח. אם יש צורך במשאבים רבי ערך לכתיבת דו"ח, אך הדו"ח יביא תועלת קטנה בלבד, אז זה לא פרויקט יעיל. פחות זמן רב של תקשורת עסקית, כגון תזכיר, עשוי להיות מה שנדרש.
תכנון
לאחר שכל השיקולים נבדקו ותועדו, כותב הדו"ח - או ראש הפרויקט, אם כמה יוצרים יוצרים את הדוח - בונה תוכנית. תכנון חיוני תקשורת עסקית יעילה, בשום מקום יותר מאשר בכתב הדו"ח. תוכנית מקיפה לכתיבת דוח כוללת את ציר הזמן ליצירת הדו"ח, החומרים הדרושים, רשימה של כל התורמים ואת כל הציוד בטחונות הדרושים וחומרים, כגון יצירות אמנות.
הפקה
הפקה היא הצעד העיקרי בכל פרויקטי התקשורת העסקית. ב כתיבת הדו"ח, הייצור יכול לקחת קצת כמו יום או עוד כמה חודשים, בהתאם להיקף של הפרויקט. חשוב להתייעץ עם תוכנית מעת לעת במהלך כתיבת דו"ח פרויקטים ארוכים כדי להבטיח כי הפרויקט הוא על המסלול להשלמת במועד.
סקירה
דו"ח נבדק בדרך כלל על ידי לפחות את הסופר לפני שהוא מועבר לנמענים הסופי שלה. דקדוק טוב וסגנון נדרשים עבור כל תקשורת עסקית, ולכן הבדיקה צריכה לכלול - לכל הפחות - סקירה של איות ופיסוק. אם הזמן מתיר, יש לבצע סקירה מקיפה יותר של התוכן. אם אפשר, המגיה צריך להיות מישהו שראה את החומר מחדש; "עיניים טריות" נוטות לזהות שגיאות הקלדה או בעיות דקדוקיות, שמישהו שהיה מעורב בקשר הדוק ביצירת הדוח לא יתפוס.
משלוח
מסירת דוח עשויה להימשך מספר טפסים: דוח עשוי להיות מוצג בהצגת שקופיות ודיון, מודפס ונשלח בדואר אלקטרוני במלואו לנמענים או מחולק למספר קטעים ונמסר במשך מספר שבועות לנמענים שונים. ניתן להציג גרסה קצרה יותר של דוח ארוך, בעוד שהגרסה המלאה ניתנת בדפוס. שיטות האספקה מוכתבות על פי אורך הדו"ח, על זמינותו של הכותב להצגת הממצאים ועל מיקומם הגיאוגרפי של המקבלים.
