אם תקשורת עם עובדים, ספקים או לקוחות, להבטיח כי אתה מפיק הודעות יעיל הוא חשוב ביותר להצלחה של העסק שלך. כדי להיות בטוח תקשורת העסק שלך הוא על היעד, אתה צריך לוודא שהוא מכיל את חמשת המאפיינים המשותפים המסרים היעילים ביותר.
מטרה ברורה
הודעות אפקטיביות כוללות מטרה ברורה להודיע, לשכנע או לשתף פעולה עם הקהל המיועד. המסר צריך להיות מתוכנן על פי רמת ההבנה של הקהל, התגובה הפוטנציאלית והקשר עם המלחין. באופן כללי, עדיף לכלול רק רעיון מרכזי אחד בכל הודעה, אלא אם כן יש בעיות הקשורות באופן הדוק כי יש לטפל יחד. לאחר מטרה ברורה בתקשורת העסקית גם יעזור לקבוע את המדיום המשמש למסירת ההודעה.
ערוצים מתאימים
כמו כן, חשוב לבחור את הערוץ המתאים כדי להעביר את ההודעה. תקשורת אימייל יכולה לשמש למשלוח לקהלים גדולים, בעוד תקשורת פנים-אל-פנים מתאימה יותר לקבוצות קטנות יותר. תקשורת פורמלית שזקוקה לתיעוד, כגון סקירות של עובדים או שינויי מדיניות, תהיה בצורה הטובה ביותר. זה תלוי בשולח לקבוע איזה מוצא הוא המתאים ביותר עבור הודעה מסוימת. לדוגמה, מצגת וידאו המכריזה על חברה חברתית היא דרך יצירתית ומהנה לעורר עובדים, תוך שימוש בווידאו להודיע על מוות במשפחת המנכ"ל עלול להיתקל חסר רגישות. המדיום צריך להשלים, לא לעוות, את מטרת המסר.
עובדות נכונות
תקשורת עסקית דורשת רמה גבוהה של דיוק במידע הדיווח. מאפייני המסרים העסקיים האפקטיביים כוללים תאריכים ברורים, עובדות, משאבים ולוחות זמנים שיש לבדוק את השלמות והבהירות. מסרים יעילים הם גם ללא ז 'רגון, סלנג ו "לדבר הארגונית". לדוגמה, במקום לומר את זה, "התאגיד משתמש הזדמנויות פרימיום להרחיב על אסטרטגיות," לפשט את זה באומרו, "הצוות שלנו משתמש במשאבים הטובים ביותר כדי לעזור לעסק שלנו לגדול."
הודעות מלאות
תקשורת בכתב ומילולי תהיה יעילה רק כאשר ההודעות שלה הושלמו. הודעות עסקיות שמספרות רק חלק מהסיפור נוטות לבלבל בין נמענים ולהימנע מלהעסיק אותן כמתוכנן. מבחן טוב הוא לשאול אם כל הודעה עונה על כל השאלות הבאות: מי, מה, מתי, איפה, למה וכיצד. הדרך היחידה עבור עובדים, ספקים או שותפים עסקיים כדי להיות מסוגל לפעול על הודעה היא אם הם סיפקו את מלוא היקף.
מאפיינים יצירתיים
בין אם התקשורת העסקית מיועדת עבור אנשי הון סיכון או אנשי אבטחה, אנשים רק לשים לב מה שמעניין אותם. המסרים היעילים ביותר הם קצרים, מרתקים ועד לנקודה. רוב האנשים לא ימצאו כל הודעה מעניינת, הודעות יעיל כל כך בתקשורת העסקית צריך לכלול קצת יצירתיות. סיכום ועיבוי של הודעות יגדיל את הסיכוי שיקראו אותן, תוך הדגשת רעיונות בעלי עניין רב תעודד משוב ופעולה.
