ישנם מספר מאפיינים על כתיבת דו"ח עסקי יעיל. לדוגמה, מנהלים צריכים לתאר את הדיווחים שלהם מראש כך שהם יכללו את כל המידע הדרוש. בנוסף, מנהלים צריכים להסביר מונחים מיוחדים או מילים שאינן מחוץ לבסיס הידע הרגיל של הקורא. עם זאת, חמישה מאפיינים עיקריים נוטים להדגיש את הדוחות העסקיים היעילים ביותר.
השלמות
הדיווחים צריכים להיות מלאים במה שהם מנסים להעביר. הדרך הטובה ביותר להבטיח את כתיבת הדו"ח המלא היא לוודא שאתה מכסה את כל היעדים שלך. לדוגמה, היעדים של דוח מחקר שיווקי עשויים להיות לקבוע את שביעות רצון הלקוחות עם מוצרים, מחירים ושירות לקוחות. בנוסף, המטרה שלך עשויה לכלול מציאת מדוע לקוחות מסוימים הפסיקו לקנות את המוצרים או השירותים שלך. המבנה של דוח עסקי טיפוסי כולל מבוא, גוף ומסקנה. אתה צריך גם לכלול תקציר מנהלים עבור מנהלים או עמיתים שיש להם רק זמן לסרוק את התוצאות של הדוח שלך. השתמש נקודות כדור בסיכום המבצעת שלך, ולהאיר רק את הנקודות המשמעותיות ביותר או הממצאים.
דיוק
הדוחות שלך צריכים תמיד להיות מדויקים כאשר מציינים עובדות או נתונים. לדוגמה, מנהלי שיווק עשויים לרצות להפריד מידע פיננסי בדוחות שלהם. מנהל הכספים רשאי לספק למנהל המחקר השיווקי נתונים רבעוניים על מכירות ורווחים לשנתיים שונות. זה תלוי במנהל המחקר השיווקי לדווח על המכירות והרווחים במדויק כאשר כוללים אותם בדוח. באופן דומה, יהיה עליך לגבות חלק מההצהרות שלך עם הפניות. לפיכך, אתה צריך לוודא שאתה מבין את דבריו של סופר אחר לפני ביצוע כל הפניות אליהם.
שימוש בשפה פשוטה
המסר בדוח שלך צריך להיות פשוט, על פי היזם האתר. אתה צריך לכתוב את הדוחות שלך כאילו אתה פונה למישהו עם חטיבת הביניים. השתמש במילים פשוטות והסברים לרעיונות או נושאים מופשטים. מנהל צריך גם להימנע משימוש במונחים טכניים כאשר הוא פונה אל קהל הצופים מחוץ לתחום שלה. לדוגמה, מקצועות מחקר שיווקיים צריכים להשתמש במילים כמו "בחירה מרובה" ו "מילוי בתוך ריק" במקום תנאי מחקר שיווקי "פתוח" ו "סגור", בהתאמה. כמו כן, לשמור על משפטים קצרים עד לנקודה.
נכון איות, פיסוק פועל ומתוח
אין פשוט תירוץ לדיווח על דיווחים עם שגיאות כתיב או דקדוק. הפעל תמיד את הדוחות שלך באמצעות בודק האיות במחשב. יש מישהו אחר הגהה את הדו"ח עבור שגיאות דקדוק אפשרי או שימוש של פועל שגוי מתוח. הקפד לכלול פסיקים, תקופות, סימני שאלה וסימני קריאה במקומות הנכונים של כל הדוחות.
השתמש בקול פעיל
קול פעיל מאפשר לך לכתוב בסמכות בדו"חות שלך, בניגוד לקול פסיבי. השתמש במילים או בביטויים כמו להורג, מנוהל ונסרק במקום עמיתיהם פסיבי שלהם: ביצוע, ניהול וסקירה. השתמש במילים המסתיימות ב- "ed", כיוון שהן מייצגות קול פעיל יותר.
