מכתבי הכוונה הם מסמכים רשמיים המהווים חלק מן ההצעה לבין חוזה משפטי. הם פורשים את הפרטים העיקריים של עסק או הצעת מחקר מתוך כוונה להפוך את כל הצדדים המעורבים ברור על נקודות המפתח המעורבים. בשל אופים, למכתבים אלה יש מבנה מסוים; לכן חשוב לדעת איך לעצב מכתב כוונות.
פתח קובץ חדש בתוכנת עיבוד תמלילים. הזן את שמך ואת כתובתך בשלושת או ארבעה השורות הראשונות של המסמך. השאר שורה ריקה והזן את השם והכתובת של נמען המכתב. השאר שורה ריקה נוספת והזן את התאריך. הוסף שני קווים ריקים נוספים. להתחיל את המכתב הנכון על ידי פנייה אל הנמען בשמו; כגון "מר ג'ונס היקר".
התחל את הפסקה הראשונה על ידי הסבר מדוע אתה כותב. אם זהו מכתב עסקי, להזכיר את העסקאות הקודמות עם החברה שהובילו אותך להסכמים ראשוניים שעשית עד כה. אם זה קולג 'או מכתב אוניברסיטה של כוונה, בקצרה להסביר את הרקע שלך ואת אישורי; כגון כישורים וניסיון רלוונטיים.
התחל פסקה חדשה. פירוט ההצעה שלך, כולל פרטים רלוונטיים על כל ההיבטים המוסכמים של הפרויקט. זה עשוי לקחת שתי פסקאות או יותר, בהתאם למורכבות של הפרויקט. עבור עסקים, הקפד לפרוש בשפה פשוטה כל היבט של הפרויקט; החל מתמחור ועד לתום השלמה או למועדי אספקה. לקבלת הצעות מחקר, להסביר מה מטרת המחקר ואיך זה יושג.
הוסף פסקה סופית. במכתב כוונות עסקי, סעיף זה הוא להגדרת מונחים מומחים המשמשים בקווי המתאר של הפרוייקט ופירוט כל מידע רלוונטי נוסף, כגון תאריך יעד מוסכם לתנאים סופיים שיוכרעו. לקבלת מכתבים מחקר, להוסיף כל מידע רלוונטי נוסף להצעה, כגון שם של כל מורה או מורה אתה כבר בשורה.
כתוב שורת סגירה סופית המבקשת מענה למכתב הכוונה שלך. הוסף שורה החתימה, כגון "בכבוד רב". השאר שלושה עד ארבעה קווים ריקים שבהם תוכל לחתום את שמך כאשר האות הודפסה. הקלד את שמך, את הכישורים שלך (במידת הצורך). אם אתה כותב מכתב כוונות עסקיות, הוסף את מיקומך בחברה שמתחת לשמך. שמור עותק של המכתב עבור הרשומות שלך.
טיפים
-
מכיוון שמקבלי מכתבי הכוונה האלה צפויים לקבל מכתבים רבים כמו גם שיש להם עסק אחר לטפל בהם, חיוני שתישאר תמציתית. אתה צריך לכלול רק את הפרטים הרלוונטיים לפרויקט, ואפילו אז, רק לכלול את הפרטים שכבר הסכימו. כל השאר יכול לחכות לדיונים המעקב.
אזהרה
מכתבי כוונות קיימים בתחום המשפטי המעורפל בין הצעות לבין חוזים בפועל. כי הם הצהרה שבה הגיעו למשא ומתן ולא מסמך המפרט הסכם מחייב, אם כל תנאי החוזה הם בסופו של דבר מחייבים על כל צד יהיה עניין עבור בתי המשפט אם העסקה מאוחר יותר הולך חמוץ. תמיד להתייעץ עם עורך דין לפני משחק בהסתמכות על תנאי מכתב כוונות.
