מדיניות שכר מתאר את תהליך השכר כפי שהוא מתייחס לניהול משכורות, משמרות זמן, לוחות זמנים שכר ושיטות תשלום. נהלים מתועדים מבטיחים תהליך אישור ברור ומוגדר, פעילויות שכר יעילות, זמינות טפסים ובקרות מתאימות. ארגון עם מדיניות שכר קבוע ונהלים יכול להבטיח לעובדים תשלום מדויק ומדויק של משכורות ושכר.
משמעות
שכר הוא אחד ההוצאות הגדולות ביותר בארגון. מדיניות שכר קובע בדיקות ואיזונים פנימיים כדי לשלוט ולהגן על הוצאה זו. זה מקטין את השכיחות של שגיאות ואפשרות של הונאה. בחברות גדולות, תהליך השכר כרוך הרבה זמן ומשאבים. הליכים שכר ליצור יעילות מבחינת איסוף זמן, עיבוד מסמכים, הזנת נתונים, תשלום ושמירת רשומות. על ידי שילוב אוטומציה והתקדמות במערכות הטכנולוגיה, נהלים יכולים להיות חסכוניים ולשמור את הכסף של החברה.
מטרה
מדיניות שכר מבטיחה כי העובדים תמיד יקבלו את התשלום הנכון בזמן הנכון. זה מבטיח כי החברה פועלת על פי החוק הפדרלי, המדינה המקומית, במיוחד אלה המתייחסים מסים, Medicare, ביטוח לאומי ותקני עבודה הוגנים. עמידה בחקיקה תעזור לחברה להימנע מעונשים. הליכי השכר תומכים גם ביישום מבני פיצוי מבוססים ומערכות, תקציבי מחלקות והסכמים קיבוציים.
מאפיינים
מדיניות שכר מגדירה את האחריות ואת האחריות של צוות שכר ומנהלים. מאחר והמשכורות כרוכות במידע חסוי, המדיניות חייבת לציין רמות גישה ואבטחה. הוא גם מזהה את ההכשרה הנדרשת על ידי קבוצות עובדים שונות. נהלים שכר לפרט את התהליך מרגע שכירת העובד. הם כוללים פעילויות שכר וטפסים הנדרשים לעיבוד עובדים חדשים, שינויים בתעסוקה, עדכוני מידע, תשלומים מיוחדים, ניכויים, דיווח זמן וסיום.
שיקולים
כדי למזער את הסיכון של הונאה, מדיניות שכר חייב לכלול בקרות פנימיות. צורה אחת של שליטה היא הפרדת חובות. לדוגמה, אם יש שני עובדים המעורבים עיבוד שכר, אחד היה להכין מסמכים שכר ואילו השני היה לאשר ולאשר. רשות מאשרת חייבת לבדוק את כל המידע שישולם ולהשאיר. קבוצה אחרת או מחלקה כגון חשבונאות יכול הביקורת עסקאות שכר. נהלים שכר צריך גם להגן על סודיות המידע שכר, להבטיח כי רק אנשים מורשים יש גישה אליהם.
אחריות
מחלקת שכר היא אחראית לניהול זרימת עבודה שכר כדי להבטיח עיבוד שכר יעיל בזמן. היא קובעת לוחות זמנים שכר מועדים להגשת מסמכי שכר. צוות השכר להקצות ולשלוט גישה למידע במערכת שכר. הם מזינים מידע במערכת ולבצע שינויים לפי הצורך. על המנהלים לוודא כי מסמכי השכר הנדרשים יושלמו ויועברו בתוך שורות זמן קבועות. העובדים אחראים על בדיקת תשלומים וניכויים, וייעוץ מחלקת שכר של כל פערים. הם צריכים גם לשמור על המידע שלהם מעודכן.
