תקשורת עסקית רשמית היא על נייר מכתבים של החברה ובדרך כלל מכילה את חתימתו של הסופר מתחת לסגירת הסגירה. הפורמט של סוג זה של תקשורת עסקית הוא פשוט; עם זאת, מכתב המחייב חתימות של יותר מאדם אחד חייב להיות מורכב מעוצב בצורה שונה במקצת להסביר מדוע המכתב מכיל חתימות מרובות ולספק מקום יותר מחתימה אחת.
פורמט בלוק מסורתי
התכתבות עסקית צריכה להיות בפורמט בלוק מסורתי, כלומר התאריך הוא שני שורות שורות מתחת לנייר; השם של הנמען וכתובת הדואר שלו הם שני מרחבי שורות מתחת לתאריך; שורת הנושא היא שתי שורות שורות מתחת למידע של הנמען, ולבסוף, שני רווחים מתחת לקו הנושא הוא ברכה. ברכות מקובלות לתכתובת עסקית רשמית הן "גברת סמית היקרה, ""מר ג'ונס היקר," "רבותי", או פשוט, "ברכות". הדוגמה האחרונה היא שימושית כאשר המכתב שלך הוא עבור נמענים מרובים של מינים מעורבים. פורמט בלוק מסורתי פירושו פסקאות אינן מזוהמות עם כל קו רצף עם השוליים השמאלית.
סיבה לחתימות מרובות
בעוד האדם שאליו אתה הכתובת ההתכתבות שלך אולי כבר יודע למה יש מספר חותם, זה חכם בקצרה לחזור על הסיבה בגוף המכתב שלך. מקרים שבהם מכתב עשוי לחייב חתימות מרובות, כולל העברת פעולה הדורשת הרשאה מיותר מאדם אחד או ביטוי של תצוגות קולקטיביות של מספר אנשים שתומכים בהודעה שמסר המכתב שלך. לדוגמה, אתה יכול לכתוב, "מטעם צוות המנהיגות המבצעת של ABC החברה, מכתב זה מגדיר את הקונצנזוס הגענו לאחר שדנו בבקשה בכתב שלך לשכור צוות משאבי אנוש נוספים." בפסקה הראשונה של המכתב, ציין את הסיבה לתקשורת שלך, והסיבה לכך שהאות מכילה מספר חתימות. הפסקאות הבאות של המכתב שלך, כמובן, סומק עם השוליים השמאלית.
סגירת בלוקי חתימה והחתמה
ההשלמה הסופית צריכה להיות אחת המתאימה למכתב עסקי רשמי, כגון "מאוד באמת שלך", "בכבוד רב" או "בברכה". ההשלמה הסופית מתחילה בשני מרחבי שורות מתחת לפסקה האחרונה.
אם יש לך רק שני חותמים, לדלג על ארבעה שורות קו אשר מספיק מקום עבור חתימה בכתב, ואת סוג השלט הראשון החותם עם השוליים השמאלית. בשורה מתחת לשמו של החותם, הקלד את מיקומם או כותרתם. דלג על עוד 4 שורות רווח עבור שם החותם השני ומיקומו או כותרתו. השם והכותרת של האדם המדורג גבוה יותר בארגון צריכים להיות בלוק החתימה הראשון.
אם יש לך שלושה חותם, לדלג על ארבעה שורות קו ולהקליד את שם החותם 1 עם השוליים השמאלית. לשונית מעל ולהקליד את שם החותם 2; הכרטיסייה שוב ושוב להקליד את שם החותם 3. לדלג על שורת שורה אחת ואת סוג החתימה 1 של מיקום או כותרת, הכרטיסייה מעל ולעשות את אותו הדבר עבור חותם 2 ו חותם 3 כך כותרות שלהם ישירות מתחת לשמות מודפסים במכונת כתיבה שלהם.
עבור ארבעה חותמים, לדלג על ארבעה שורות קו ולהקליד את שם החותם 1 עם השוליים השמאלית. מעבר אל באמצע הדף והקלד את שם החותם 2; דלג אל השורה הבאה והקלד את המיקום או הכותרת של החותם 1 ואת החותם 2 ישירות מתחת לשמם. דלג למטה עוד ארבעה רווחים רווח וחזור על פורמט עבור חותם 3 ו חותם 4.
הפץ את הטיוטה שלך
בגלל שאתה מחבר מכתב בשם יותר מאדם אחד, זה נוהג טוב להפיץ את הטיוטה לפני שאתה מבקש חתימות שלהם. תגיד להם שאתה מברך קלט שלהם ולשלוח את הטיוטה באמצעות דוא"ל או על ידי ביקור כל אדם בנפרד. כאשר כולם מסכימים על תוכן ומסירה של המסר של המכתב, להכין את הגרסה הסופית ולתת לכולם לדעת שאתה באופן אישי להפיץ אותו חתימות שלהם.
