קצין תקציב הוא מקצועי מאומן שעובד כדי לשמור על תקציב מאוזן עבור החברה על פני תקופה מוגדרת. קצין התקציב אחראי לאמת את אופן הוצאת הכספים, ולוודא כי תוכניות החברה הדורשות מימון אפשריות במסגרת מגבלות התקציב וכי הדו"ח השנתי של החברה נוצר עם נתונים אמיתיים ואמינים. קצין התקציב צפוי לעתים קרובות לתכנן ולעשות שינויים בתקציב אם זה צריך לשפר עם הזמן.
עסקאות ואימות
קצין תקציב אחראי על ניהול וניתוח של כל עסקה שהחברה עושה. זה כולל הן רכישות או הוצאות כלליות ורווחים או הכנסות ממכירות. קצין תקציב חייב לקבוע את ההשפעה של כל עסקה על החשבונות הכספיים של החברה, כמו חברה לא צריך להיכנס חוב עקב רכישות. הוא גם אחראי על אימות כל עסקה כדי להבטיח שהיא לגיטימית הושלמה.
מערכות חשבונאות
קצין תקציב אחראי גם על יישום מערכות הנהלת חשבונות בחברה על מנת להבטיח את העסקאות, התקציבים ואת הכספים הכולל נשמרים באופן עקבי. תהליך היישום כולל איסוף וניתוח צרכי החברה באמצעות נתונים חשבונאיים קודמים ושימוש במשאבים הזמינים הניתנים על ידי המחלקות החשבונאיות והפיננסיות בחברה. אם החברה משתמשת בתוכנה, קצין התקציב משנה את מערכות החשבונאות בהתאם לצרכי החברה.
תקציב חודשי לחודש
כל מחלקה בחברה תהיה תקציב משלה. קצין תקציב חייב לנתח כל תקציב של המחלקה כדי להבטיח שיש מספיק קרנות זמין לפעול מדי חודש. אם לא, קצין התקציב צריך להתייעץ עם מנהלי המחלקה כדי לראות איך התאמות התקציב יכול לחסוך כספים במהלך חודש אחד להישאר על המסלול. שינויים אלה מבטיחים כי התקציב נשאר יציב, ולכן התכנון הפיננסי לטווח ארוך עבור המחלקה והחברה אינם מושפעים.
דוח שנתי
על חברה לכתוב דו"ח שנתי פעם בשנה כדי לשקף את המצב הכספי של השנה החולפת. הדוח השנתי כולל תקציבים לכל ההוצאות, הרכישות והמשכורות ששולמו לשמירת הפעילות העסקית, וכל דוחות ההכנסות המראים עד כמה הרוויחה החברה. אחריותו של קצין התקציב בעניין זה כוללת בחינת תקציבי הדוח לשלמות, דיוק המספרים והמחאה, כדי לראות אם הדו"ח השנתי עומד בהליכים ובתקנות הפיננסיות של החברה.
