חשבונית היא כלי תקשורת שאומר ללקוחות שלך מה סיפקת עבורם, כמה זה עולה וכיצד הם צריכים לשלם. חשבוניות יכול להיות פשוט כמו גיליון בכתב יד עם כמה הערות או שהם יכולים להיות מתוחכמים, מעוצבים מקצועית מסמכים ממוחשבים. חשבוניות ברורות ואינפורמטיביות מעניקות אמינות לחברה שלך עם הלקוחות שלך. הם גם יעזרו לך לקבל תשלום במוקדם ולא במאוחר על ידי מתן אפשרות ללקוחות שלך לדעת מתי אתה מצפה שהם יחויבו.
מספרי חשבוניות
חשבוניות נכתבות בסדר עוקב, ומספר חשבונית עוזר לך לאתר או לעיין בחשבונית מסוימת ברצף. אם החשבוניות שלך אינן ממוחשבות, שלח אותן לפי הסדר שבו אתה מפרסם, כך שתוכל למצוא בקלות את החשבונית שאתה צריך. אם אתה קונה רפידות של חשבוניות שאתה ממלא ביד, הם יבואו עם מספרים מודפסים מראש, ואת החשבוניות יהיה מאוגד יחד אז אתה לא צריך לעשות שום עבודה נוספת כדי לשמור אותם בסדר. אם אתה יוצר חשבוניות ממוחשבות באמצעות תוכנה כגון QuickBooks או ריבוע, התוכנית תעשה את העבודה בשבילך ותנפיק את החשבוניות שלך לפי הסדר.
כאשר עליך להפנות חזרה לחשבונית, כגון אם ללקוח יש שאלה בנוגע לתשלום או אם קיבלת המחאה ורוצה לסמן את החשבונית כפי ששולמה, פשוט חפש אותה לפי מספר חשבונית. אתה יכול להתחיל את רצף של חשבוניות עם כל מספר שתבחר כך גם אם אתה כותב את החשבונית הראשונה שלך, אתה יכול לתת לו מספר גבוה יותר כדי להפוך את החברה שלך להופיע יותר הוקמה.
מה צריך להיות על חשבונית?
מלבד מספר החשבונית, חשבונית צריכה לכלול כל מה שאתה צריך להעביר את המידע הדרוש ללקוח שלך, כך שתוכל לקבל תשלום. בנוסף להיות הודעה על סכום בשל, חשבונית היא גם כלי עזר שימושי עבור לקוחות הזקוקים לדעת מה הם קיבלו ובאיזו כמות. כלול בחשבונית שלך:
- שם החברה, הכתובת, מספר הטלפון והדוא"ל שלך.
- התאריך שבו נכתבה החשבונית או התאריך שבו המוצר נמסר. השתמש אחד היכרויות המערכת או אחרת, אבל להיות עקבי.
- שם הלקוח וכתובת החיוב שלך.
- כתובת המשלוח של הלקוח שלך.
- הכמות של כל פריט מוזמן, את שם או מספר המלאי של כל פריט מוזמן, את מחיר היחידה של כל פריט מוזמן ואת המחיר הכולל של כל פריט, מחושב על ידי הכפלת הכמות לפי מחיר היחידה.
- הסכום הכולל עבור כל הפריטים בחשבונית.
- מס מכירה, אם קיים.
- תנאי תשלום, כגון תשלום במזומן או נטו 15 (15 ימים לשלם).
באמצעות חשבוניות עבור תשלום מהיר
קצת מחשבה וטיפול בעת יצירת חשבוניות יכול לעזור לך לקבל תשלום מהר יותר באופן עקבי. במוקדם אתה שולח את החשבונית שלך, במוקדם הלקוח שלך יודע כמה לשלם וכאשר התשלום נובע. למרות שתנאי תשלום כגון משך הזמן בין מסירה לתשלום מתנהל בדרך כלל במשא ומתן מראש, ציון התנאים האלה בבירור וברור על החשבונית יכול לשמש תזכורת מועילה. אם הלקוח שלך עומד מאחורי תשלום עבור חשבוניות קודמות, כולל סכום כולל בשל החשבונית הנוכחית יכול להאיץ את התשלום על ידי שמירת הלקוח את הצעד של בדיקת יתרות קודמות עקב.
